Агрохолдинг «Равис» (ООО «Равис птицефабрика Сосновская»)

Работа с документацией предприятия в агрохолдинге «Равис» велась вручную на бумаге. Не существовало четкой систематизации документов, бумаги хранились не централизованно, а электронные версии сохранялись только на компьютерах исполнителей. Из-за этого поиск нужного документа или его электронного варианта мог занимать значительное время, вплоть до нескольких дней.

Отсутствовал централизованный контроль за согласованием документов, не был регламентирован полный жизненный цикл документа. Это приводило к затягиванию сроков согласования, повышало риск потери документов, усложняло отслеживание их исполнения.

Взаимодействие между подразделениями было налажено с использованием служебных записок. Сложная система утверждения и исполнения задач по таким запискам становилась причиной потерь заданий, а кроме того, делала затруднительным контроль их состояния.

Компания нуждалась в надежной и качественной системе электронного документооборота, которая обеспечила бы слаженную работу всех подразделений, упростила согласование документов и дала инструменты контроля за исполнительской дисциплиной. Важным критерием было обеспечение централизованного хранения документов, которое исключило бы потери бумаг и ускорило поиск нужных файлов.

За выполнением поставленных задач руководство агрохолдинга «Равис» обратилось в компанию «Первый БИТ». В качестве основы для автоматизации был выбран программный продукт «1С:Документооборот КОРП».

Под руководством опытных консультантов «Первого БИТа» новым программным обеспечением были оснащены 200 рабочих мест на предприятии. Единое хранилище электронных копий документов позволило собрать в одном месте всю договорную документацию холдинга, обеспечив оперативный поиск и существенно сократив время на обнаружение требуемых данных. Внесение новых копий в хранилище выполняется автоматически благодаря системе штрих-кодирования.

Также был разработан универсальный процесс обработки документов, включающий условную маршрутизацию по ряду параметров, в который включены все действия с документами вплоть до завершения работы по ним (сдачи в архив). Согласование по единой схеме значительно упрощает добавление новых видов документов и облегчает работу пользователей. В результате перенесения процессов в программу отпала необходимость в листках согласования и перемещении бумажных копий документов между согласующими. Это повысило прозрачность процесса согласования и дальнейшей обработки документа.

Программный продукт также позволил наладить эффективное взаимодействие между подразделениями и сотрудниками предприятия. Любой сотрудник может инициировать ту или иную задачу (от заказа канцелярских товаров до согласования отпусков). В системе предусмотрены различные процессы обработки для разных видов задач, что позволяет программе автоматически контролировать их выполнение, самостоятельно переадресовывать их и определять ответственных в зависимости от типа задачи. Инструменты контроля за исполнением задач позволяют оперативно отслеживать этапы работы и состояние каждой задачи.