Business Intelligence, BI или бизнес аналитика – одна из самых модных областей цифрового развития бизнеса. Она помогает принимать молниеносные решения самых разных масштабов и направленностей, а это именно то, что может помочь компании остаться на плаву в наше нестабильное время. Тем не менее, многие директора до сих пор не осознают, насколько многое они теряют, не уделяя работе с данными должного внимания.
Сергей Белостоцкий – руководитель направления развития систем бизнес-анализа и программных роботов RPI в Первом Бите, уже 10 лет внедряет Business Intelligence клиентам корпоративного сектора.
В материале Сергей на понятных примерах и аналогиях объясняет, почему обработка данных чрезвычайно важна для любого управленца, и что из себя представляет рынок систем бизнес-аналитики.
Данные обеспечивают принятие взвешенных решений
Представьте себя в кабине самолета. Что вы видите перед собой? Лично я – приборную панель, занимающую 80% обзора. Огромное количество датчиков позволяет пилоту изо дня в день перевозить десятки пассажиров на тысячи километров, оставляя их в целости и сохранности. Даже самый талантливый пилот не смог бы выдержать курс не имея данных, правя исключительно по наитию.
Работа любого руководителя похожа на работу пилота. У него тоже есть «пассажиры», которые ему доверяются – сотрудники и клиенты. Точность его управления точно также зависит от количества и качества данных о текущем состоянии бизнеса. Чтобы принимаемые решения оказывались верными, нужно всегда знать, что происходит вокруг, оперативно принимать решения, а также уметь прогнозировать последствия.
Исключительно благодаря данным руководитель модного бренда может определить, какая одежда пользуется большим спросом. Директор типографии – обнаружить, что книжки сейчас печатать выгоднее, чем плакаты. Гендир холдинга – вовремя заметить, что один из филиалов регрессирует.
Как нас подводит привычный инструментарий — перегруженность сотрудников и нерепрезентативность данных
Беда заключается в том, что абсолютное большинство компаний не имеет специальных инструментов для работы с данными.
За годы внедрения аналитических систем мы повидали всякое. Закрашиваемые фломастерами диаграммы в российском отделении известнейшего продовольственного гиганта. Стенды с десятками ежедневно обновляемых листов бумаги с информацией о прогрессе проектов в одной из 10 крупнейших в мире машиностроительных компаний. Однако, большая часть российских компаний довольствуется Excel или 1С.
Использование традиционных методов сбора и представления данных неизбежно влечет за собой множество проблем. Некоторые из них раздражают руководство, но за каждой заметной проблемой может прятаться несколько не таких очевидных – например, затянутость проектов, перегруженность IT-отдела, сложности в обучении новых сотрудников.
При использовании Excel 75% времени уходит на рутинные ручные операции – сбор данных, их подготовка, копирование из одного места в другое. На действительно важные дела – непосредственный анализ или принятие решений – остается всего 25% рабочего времени сотрудника.
К тому же, из-за человеческого фактора качество данных оказывается довольно низким, и руководители это чувствуют. В итоге получается, что 53% руководителей не доверяют данным, получаемым в отчетах, а 72% сотрудников, которые их подготавливают, – страдают, воюя с Excel.
Автоматизация сбора и анализа данных — приборная панель для руководителя
BI, или система бизнес-аналитики – это приборная панель для руководителя. Системы BI позволяют создавать множество отдельных тематических мониторов и профилей. Это полезно как для средних и крупных компаний, где аналитикой пользуется не только генеральный директор, но и люди, отвечающие за конкретные направления, так и для совсем небольших компаний. При этом информация в них всегда будет точной и синхронизированной.
Согласно исследованию компании IDC «Time to Value and ROI From BI», в среднем внедрение BI приводит к тому, что время на поиск и доступ к информации сокращается на 51%, а время на анализ информации – на 48%.
Сокращение времени и улучшение качества базы для принятия приводит и к финансовым результатам. Компании, внедрившие бизнес-аналитику, тратят на поддержку отчетности на 31% меньше, чем раньше. Расходы на разработку новых видов отчетности падают на 30%, а операционные расходы – на 20%. В итоге выручка увеличивается на 16%.
В исследовании рассчитан и средний срок окупаемости проекта – 28 недель, а доходность (ROI) оценивается в 186%.
За счёт чего BI приводит к таким успехам:
- Данные из разных систем (1С, SAP, Axapta, MS Nav, Excel, веб-сайты и т.д.) собраны в одном месте и постоянно обновляются;
- Есть богатый набор визуальных представлений, работая с которыми бизнес-ответы сами бросаются в глаза;
- Доступность с любых устройств (в том числе мобильных) из любого места;
- Возможности погружаться в детали, вплоть до конечной транзакции;
- Для продвинутых пользователей - продвинутая аналитика: прогнозирование, моделирование;
- Инструменты для совместной работы. Чем в BI-системе больше коллег, тем она эффективнее;
- В результате – своевременное принятие верных управленческих решений.
На что обратить внимание при выборе решения
Существует множество различных BI-систем. При выборе мы советуем обращать внимание на комплексность, количество типовых визуализаций и возможности по разработке новых, а также опции экспорта отчетов. Важно удостовериться, что система совместима со всеми вашими источниками данных. Также не стоит забывать о понятности интерфейса и простоте обучения – обычно, чтобы научить кого-то пользоваться системой бизнес-аналитики, не нужны специальные курсы, хватит двадцатиминутной демонстрации от опытного коллеги.
Как и при выборе любого рабочего ПО, важную роль должно играть качество и доступность техподдержки. В этом году многие западные компании частично или полностью покинули российский рынок – у кого-то невозможно приобрести новую лицензию, у кого-то ухудшилась поддержка.
К счастью, бизнес-аналитика – это одна из немногих областей, в которых российские решения ничем не уступают зарубежным, а если и уступают, то временно. Даже среди отечественных разработок выбор очень большой – программ-конкурентов на рынке несколько десятков и одна из наших миссий, это помочь клиенту выбрать оптимальное решение, исходя из потребностей.
От аналитической юности к аналитической зрелости
Переход с Excel на полноценное BI-решение, с которым работает руководитель компании – это только начало пути к аналитической зрелости и воспитанию в компании культуры работы с данными. Очевидный следующий шаг, это вовлечение в систему всех сотрудников компании. Сперва это будут топ-менеджеры, потом линейные руководители, а следом подтянутся аналитики и простые пользователи. На этом этапе происходит переломный момент и выгода от использования BI превышает затраты на систему.
Впереди – путь к подробному мониторингу процессов, осознанному управлению собственным бизнесом и, наконец, управлению рынком. Продвинутые компании собирают и анализируют уже не только внутренние, но и внешние данные – поведение конкурентов, изменение рыночного климата и так далее. Это позволяет принимать еще более осмысленные решения, расширяясь и захватывая все большую долю в своей отрасли.
Текущие вызовы и способы их преодоления
- Кадровый и квалификационный голод. В последнее время возрастает количество используемых информационных систем – например, в РЖД их более 500. Параллельно растет и количество кризисных ситуаций, требующих быстрых решений. Чтобы принять всё это во внимание, руководителю нужны системы поддержки принятия решений. Одним из классов подобных систем являются бизнес-аналитические (BI) системы. Многие руководители пользуются BI системой на ежедневной основе, что позволяет преодолевать кризисные ситуации и устойчиво стоять на ногах, даже во время «землетрясения».
- Зависимость от зарубежного ПО. На текущий момент крайне важна скорость перехода на надёжное российское ПО. Однако, по нашей статистике, в самом худшем случае перенос аналитического решения с зарубежного ПО на отечественное занимает как минимум на 30-50% меньше времени, чем внедрение с нуля. Почему так? Львиная доля проекта внедрения аналитической системы – это проработка требований к ней и первичная работа с данными (сбор, очистка, трансформация). При смене ПО эти этапы по сути остаются неизменными и просто переходят в новую систему «как есть». За счёт этого возможны экспресс-переходы, которые мы практикуем в последнее время.
- Мифический вызов, связанный с технологическим отставанием российского ПО. Я думаю, что все знакомы с системами 1С, которые занимают практически весь отечественный рынок и уже активно экспансируют запад, но отечественные BI решения тоже не отстают. Российский рынок BI систем активно развивается ещё с 90-х годов. Из 8 BI-систем, с которыми мы работаем как интегратор, половина – российские или opensource. Они ничуть не хуже зарубежных и позволяют реализовать точно такой же функционал.
- Сложность внедрения систем. Решением являются типовые системы или внедрение целых экосистем. Сейчас, внедряя клиентам программы 1С, мы сразу же прорабатываем варианты использования BI, RPA, BPMS. Под всё типовое проще всего адаптироваться.
- Люди. Для нас сейчас это главный вызов – но одновременно и самый ценный актив. Поэтому мы уделяем особое внимание развитию в людях культуры работы с цифровыми продуктами. Для меня будущее бизнеса – это BI система на компьютере каждого сотрудника и цифровой робот, которого сотрудник обучает выполнять свои рутинные операции. Только такую компанию я назову современной и безопасной.
