Клиент: Российский государственный университет туризма и сервиса

Новое программное обеспечение помогло нам существенно ускорить работу приемной комиссии нашего университета. Раньше на прием одного комплекта документов от абитуриента могло уходить до 1 часа. Сейчас на работу с каждым поступающим в общем случае затрачивается не более 20 минут. Налажена электронная система подачи документов. Благодаря возможности быстро сформировать отчетность, руководство вуза может в любую минуту выяснить положение дел в приемной комиссии. Кроме того, была решена одна из важнейших задач, стоявших перед нами – оперативная передача сведений об абитуриентах в систему ФИС ГИА и приема. Теперь при пакетной передаче данных мы затрачиваем на эту операцию в несколько раз меньше времени, чем раньше, что исключает риск получения санкций от контрольно-надзорных органов за несвоевременную отправку информации. Благодарим специалистов «Первого БИТа» за профессиональный и ответственный подход к работе!

Евгений Александров,
ответственный секретарь Приемной комиссии

Информация о заказчике

Российский государственный университет туризма и сервиса (РГУТИС) начал свою деятельность в августе 1952 года. На сегодняшний день в вузе проходят обучение около 10 000 студентов из России, стран ближнего и дальнего зарубежья. В структуру университета входят 5 факультетов, 2 института, 3 филиала вуза работают в Российской Федерации и за рубежом. РГУТИС является первым туристским вузом в России и занимает лидирующие позиции в подготовке кадров для сфер туризма, сервиса и гостиничного дела.

Цели и задачи проекта

Главной целью проекта было повышение скорости и точности работы приемной комиссии вуза при приеме абитуриентов. Требовалось:

• Ускорить прием документов на поступление от абитуриентов;
• Минимизировать ошибки, связанные с человеческим фактором;
• Обеспечить автоматическую передачу информации в систему ФИС ГИА и приема;
• Наладить формирование актуальной отчетности для руководства.

Описание проекта

Российский государственный университет туризма и сервиса нуждался в модернизации работы приемной комиссии. Время обработки могло занимать до 1 часа на каждый комплект документов, что становилось причиной большого неудобства для поступающих. Много времени отнимало также формирование приказов на зачисление и пофамильных списков абитуриентов. Руководство вуза не имело возможности оперативно отследить динамику приема и получить отчетность.

Кроме того, возникали сложности с передачей данных в систему ФИС ГИА и приема. Из-за ограниченных сроков возрастал риск задержки, что могло грозить санкциями со стороны контрольно-надзорных органов.

Для решения этих задач университет обратился в компанию «Первый БИТ», специалисты которой обладают значительным опытом автоматизации вузов и других учебных учреждений. В качестве основы проекта была выбрана система БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия, разработанная специально для нужд университетских приемных комиссий и с учетом специфики их деятельности.

Новое программное обеспечение было установлено на 30 рабочих местах. С помощью решения была налажена электронная система приема документов от абитуриентов. Это позволило в среднем в 3 раза ускорить работу сотрудников, занимающихся приемом, минимизировать риск ошибок, связанных с человеческим фактором. Университету удалось полностью избавиться от очередей в приемную комиссию.

Специалисты интегратора разработали новые печатные формы заявления о приеме, согласия на зачисление, согласия на сбор и обработку персональных данных, договора об обучении. С помощью системы сотрудники приемной комиссии могут быстро подсчитать баллы ЕГЭ, вступительных испытаний (ВИ), индивидуальных достижений абитуриентов (с учётом льгот и преимуществ) и выстроить ранжированный список.

Была выполнена настройка отчетов по заданным критериям. Система позволяет формировать актуальную отчетность вуза, в том числе аналитику по абитуриентам и ранжирование популярности факультетов. Отчеты позволяют руководству университета постоянно держаться в курсе работы приемной комиссии и оперативно реагировать на изменение ситуации.

Специалисты «Первого БИТа» интегрировали решение БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия с ФИС ГИА и приема. Информация об абитуриентах подготавливается и передается в систему ФИС ЕГЭ в 5 раз быстрее, чем раньше. Минимизирована возможность задержек.

Для сотрудников вуза были проведены обучающие занятия по работе в новом программном обеспечении. Кроме того, специалисты интегратора ежегодно контролируют работу сервиса выгрузки данных в ФИС ГИА и приема, обеспечивая точное и своевременное выполнение этой задачи.

Результаты проекта

В результате автоматизации удалось достичь существенного ускорения работы приемной комиссии и исключить риск ошибок, связанных с человеческим фактором, при оформлении документов.

• В 3 раза ускорен прием документов на поступление;
• За счет ускорения обработки и внедрения электронной системы приема документов университет избавился от очередей;
• Налажено автоматическое ранжирование абитуриентов в зависимости от баллов ЕГЭ, ВИ и других сведений;
• В несколько раз быстрее формируются и передаются в систему ФИС ГИА и приема сведения о ходе приемной кампании вуза, минимизирован риск штрафов;
• Руководство получает актуальную и точную информацию о ходе приема в вуз.

Исполнитель проекта:

«Первый БИТ», Москва
м. Семеновская
+7 (495) 234-44-41

Заказчик проекта:
Российский университет туризма и сервиса

Отрасль:
Образование

Специфика:
Высшее образование, среднее профессиональное образование

Масштаб деятельности:
Российский государственный университет туризма и сервиса работает с 1952 года. На 5 факультетах, в двух институтах и в 3 его филиалах, расположенных в РФ и за рубежом, обучаются около 10 000 студентов.

Штат:
Около 1000

Центральный офис:
дп. Черкизово, Московская область

Бизнес-задачи:
Оперативный учет

Программный продукт:
БИТ.ВУЗ.Приемная комиссия»

Автоматизировано рабочих мест:
Более 30

Автоматизированные структурные единицы:
Приемная комиссия

Продолжительность проекта:
3 месяца