Клиент: ЗАО "Юлмарт"

«Первый ощутимый результат был получен всего через один месяц после начала работ по проекту: был создан электронный архив договоров, а также упорядочен архив договоров на бумажных носителях»

Инна Петракова,
менеджер проектов проектного отдела
компании «Юлмарт»

ИНФОРМАЦИЯ О ЗАКАЗЧИКЕ

Юлмарт — это технологичная компания, первый в России ритейлер принципиально нового формата. Благодаря инновационной технологии, качественным сервисам и современному программному обеспечению компания стала самым успешным интернет-ритейлером страны. На электронной витрине Юлмарта представлен широчайший ассортимент — более 75 000 наименований товаров. Юлмарт занял первое место рейтинга Forbes «20 крупнейших онлайн-магазинов России». В 2014 году Юлмарт стал лауреатом премии «Права потребителей и качество обслуживание» в номинации «Интернет-магазин».

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

1. Оптимизировать работу с документами
2. Ускорить согласование договоров
3. Исключить потерю документов и договоров на бумажном носители
4. Перевести бумажный документооборот в электронный формат

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Компания «Юлмарт», находясь в фазе бурного роста, давно испытала необходимость в переходе на новые технологии, в том числе, необходимость в переходе к электронному документообороту. Но в конце 2013 года, создавая новый формат бизнеса, компания поняла – промедлив сегодня завтра мы окажемся в числе догоняющих.

Тщательный анализ рынка привел к сравнению интересных решений, представляемых различными достойными компаниями. После ряда двухсторонних встреч между проектным офисом компании «Юлмарт» и специалистами Центра по работе с корпоративными клиентами компании «Первый БИТ», было принято решение о старте пилотного проекта на базе программы 1С:Документооборот. Для оперативного разворачивания базы был использован облачный сервис компании Первый БИТ – «БИТ.ЛАЙВ», что позволило не только организовать рабочую среду за 2 дня, но и существенно снизить инвестиционные затраты на первом этапе внедрения и загрузку технических специалистов Заказчика. За четыре месяца с момента установки программы специалисты департамента согласовали более 800 договоров аренды по всей России, при этом процесс согласования стал прозрачным, а срок сократился с семи до трех дней. Второй этап проекта подразумевает запуск штрих-кодирования, для которого необходимы принтеры штрих-кодов и сканеры, уже имеющиеся в Юлмарте.

После запуска ИТ-проекта компания «Юлмарт» осуществляет сопровождение внедренных информационных систем по договору формату SLA с компанией «Первый БИТ»

РЕЗУЛЬТАТЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ

1. Создан электронный архив договоров, отсутствовавший перед запуском проекта
2. Был упорядочен архив договоров на бумажном носителе
3. Сформирована стратегия перевода договорной работы компании на электронную основу
4. Исключена потеря документов, непрозрачность процесса согласования договоров и других документов, снята непредсказуемость длительности согласования
5. За 1,5 месяца работ по проекту были достигнуты все поставленные цели, выстроено эффективное взаимодействие

Исполнитель проекта:

Центр по работе с корпоративными клиентами компании «Первый БИТ», Санкт-Петербург
+7 (812) 320-64-66

Заказчик проекта:

ЗАО «Юлмарт»

Отрасль:

Розничная торговля

Специфика:

электроника и бытовая техника

Штат:

6 500 человек

Масштаб:

представлен в 190 городах России

Бизнес-задачи:

Электронный документооборот

Программные продукты: 1С:Документооборот

Количество автоматизированных пользователей:

200

Продолжительность проекта:

1,5 месяца

Услуги:

Облачный сервис, консалтинг по выстраиванию бизнес-процессов, внедрение программного продукта, обучение пользователей, корпоративная поддержка SLA