Как выбрать BPM-систему для Вашего бизнеса?

BPM-системы (Business Process Management) — это класс корпоративных информационных систем, которые помогают описывать, запускать и контролировать бизнес‑процессы компании в едином пространстве. С их помощью бизнес фиксирует «как должно быть», а не полагается на устные договоренности и отдельные инициативы сотрудников.

Оптимально настроенная BPM‑система поддерживает полный цикл управления процессами: моделирование, проектирование, исполнение, мониторинг и оптимизацию. Это позволяет ускорять операции, снижать количество ошибок, повышать прозрачность и управляемость компании на уровне сквозных процессов.

Перечень вендоров, представленных на рынке 

На отечественном рынке представлено множество BPM. В поисковых системах можно найти несколько страниц вариантов решений. В зависимости от вида рейтинга топовые позиции занимают разные компании – Creatio, БИТ.BPM, ELMA, Pega, «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент», «Первая форма», Bizagi. Критерии, на которые следует ориентироваться при выборе бренда, будут рассмотрены далее.

Концепция BPM сформировалась в 2003 году. Но ключевые ее методы, технологии, включая аналитику, моделирование, движки для исполнения процессов, были разработаны позднее. Длительное время предложение компаний BPM опережало спрос, рост рынка показывал отставание от аналитических прогнозов.

В 2010 году произошел ребрендинг. Появился новый термин - Intelligent BPMS, эта система наделена "интеллектуальными" возможностями. Маркетинговая стратегия подразумевала, что BPMS должна выполнять основные тренды ИТ – поддерживать социальное взаимодействие, предоставлять доступ с мобильного устройства, иметь продвинутую аналитику. В это же время наблюдалось повышение интереса к системам управления поручениями и кейсами - Adaptive Case Management. Их функциональность также включает в себя Intelligent BPMS.

Сегодня под BPM‑платформами обычно подразумевают решения, которые объединяют несколько ключевых свойств: гибкий конструктор процессов (часто в формате low-code), развитую аналитику и мониторинг, встроенные механизмы интеграции с другими системами, а также поддержку работы сотрудников из разных подразделений — как из офиса, так и удаленно. Многие решения доступны как в виде облачных сервисов, так и в формате локальной установки в инфраструктуре заказчика.

На что нужно ориентироваться при выборе BPM системы 

Есть несколько основных параметров, на которые компаниям следует обратить внимание в первую очередь:

• гибкость – возможность масштабирования и оперативного привлечения/исключения участников различных процессов;
• наличие функций сбора и обработки статистических данных для эффективного контроля рабочих процессов. Это связано с вовлечением новых бизнес-процессов компании и возникновениями новых ситуаций, неописанных ранее;
• интерфейс – один из основополагающих критериев, от которого зависит, как пользователи будут работать в системе. Это может быть облачное решение, отдельное программное обеспечение или бесшовный модуль к товароучетной программе 1C. Важно оценивать необходимость работы в нескольких окнах, эта схема зачастую оказывается неудачной;
• какие инструменты по аналитике доступны в решении. Это и есть тот фактор, ради которого внедряется система. Какие механизмы kpi предложены для исполнения регламентов. На этапе предварительной оценки важно удостовериться в необходимом уровне информативности;
• наличие опции отслеживания событий учетной системы. Может проявляться в виде просроченной дебиторской задолженности, поступления денежных средств от клиентов и прочее. Это один из основополагающих критериев, за счет которого и достигается максимальная автоматизация бизнес-процессов, а также снижается человеческий фактор. Этот вопрос могут закрыть исключительно продукты в формате встраиваемого модуля 1C.
• безопасность и хранение данных — поддержка ролевой модели доступа, журналирование действий пользователей, возможность работы в изолированном контуре, соответствие внутренним требованиям ИБ;
• удобство настройки и low-code — насколько просто создавать новые процессы и изменять существующие без привлечения программистов; есть ли визуальный конструктор форм и маршрутов согласования;
• стоимость владения (TCO) — не только лицензии, но и затраты на внедрение, сопровождение, обновления, обучение пользователей и доработки под ваши процессы;
• сервис и поддержка — наличие локальной поддержки, опыт внедрения у вендора и партнеров, доступность обучения и методологических материалов по описанию процессов;
• масштабируемость и производительность — как система ведет себя при росте числа пользователей, процессов и интеграций, есть ли ограничения по объему данных и нагрузке.

Перечисленные параметры помогут исключить из списка неподходящие решения на предварительном этапе оценивания сайтов.  Демонстрация версии – еще один немаловажный этап в выборе системы. Клиент должен вживую ознакомиться с продуктом, это позволит принять окончательное решение, подходит ему система или нет.

По итогам перечисленных действий останется пару решений, из которых будет не так сложно выбрать оптимальный вариант. На окончательное решение повлияют такие факторы как стоимость, компетентность и репутация вендора, с ними можно ознакомиться при подаче запроса и непосредственном обращении на демонстрацию.  Потенциальный клиент также имеет право ознакомиться с образцом внедренных систем в реальных компаниях, которые уже пользуются ими в повседневной работе.

Возможность взаимодействия BPM с учетной системой компании 

Один из актуальных вопросов для компаний – интеграция BPMS с управленческими и учетными системами. Несмотря на то, что она может быть выполнена за счет продуктов ИТ-интеграции, этот фактор остается одним из ключевых при выборе решения.

BPM-система – это своего рода конструктор, который позволяет в короткие сроки создавать и внедрять автоматизированные процессы, что в особенности важно на этапе реструктуризации. Компании потребуется гибкий инструмент для создания информационного пространства, которое обеспечит точность и своевременность выполнения новых регламентов. С другой стороны, системы BPM служат дополнением возможностей ERP и учетных решений. В итоге клиенты получают проактивную ИТ-архитектуру, которая обеспечивает необходимый функционал и гарантирует точность, своевременность выполнения всех процессов компании, включая и сквозные.

На практике интеграция BPM‑системы с учетными и управленческими решениями реализуется разными способами: через стандартные коннекторы, REST API, обмен файлами, очереди сообщений или шины данных. Важно заранее определить критичные точки интеграции: какие события из учетной системы должны запускать процессы (создание заказа, изменение статуса, появление задолженности), а какие данные из BPM следует возвращать обратно (результаты согласований, статусы задач, комментарии пользователей).

Хорошей практикой является поэтапное развитие интеграции: сначала реализуются базовые сценарии, необходимые для запуска приоритетных процессов, затем — более сложные цепочки и сквозные маршруты, которые охватывают несколько систем и подразделений.

Дорожная карта: как определиться с выбором BPM-системы 

Подготовительный этап перед выбором BPM‑системы

Прежде чем сравнивать конкретные BPM‑решения и запрашивать коммерческие предложения, полезно выполнить несколько подготовительных шагов внутри компании:

• описать текущие ключевые процессы в формате «как есть» и зафиксировать основные проблемы (узкие места, задержки, ручные операции);
• сформулировать целевое видение процессов «как должно быть» — какие результаты и метрики вы ожидаете после автоматизации;
• назначить владельцев процессов и определить проектную команду со стороны бизнеса и ИТ, которая будет отвечать за выбор и внедрение BPM‑системы;
• выделить пилотный контур — ограниченный набор процессов, на которых вы протестируете выбранное решение перед масштабированием на всю компанию.

На основе этой работы уже проще сформировать дорожную карту внедрения и конкретные требования к функционалу BPM‑платформы.

Roadmap должен включать план-график автоматизации перечня бизнес-процессов, которые будут реализованы в системе. Компании стоит предпринять следующие шаги:

• определить список поставщиков;
• установить требования к системе – функциональные и нефункциональные, включая лицензирование, масштабирование, интерфейс;
• составить список требований к проектной команде – численность, компетенции;
• разработать план-график автоматизации всех бизнес-процессов;
• составить список работ, которые будут выполняться собственными силами и с привлечением сторонних организаций;
• определить ключевые параметры эффективности от внедрения системы;
• составить экономическое обоснование – бюджет, окупаемость;
• записаться на презентацию продукта;
• получить коммерческое предложение;
• ознакомиться с образцами реализованных проектов, их стоимостью.

Особенности модуля БИТ.BPM 

У компании «Первый БИТ» есть собственное программное решение BPM. Его функционал позволяет автоматизировать бизнес процессы непосредственно в 1С. За многие годы предложением компании успели воспользоваться сотни клиентов.

Основное преимущество системы заключается в возможности отслеживать события и инициировать действия в момент их наступления. Такой функционал позволяет добиться максимальной автоматизации, исключается влияние человеческого фактора. Эксперты «Первый БИТ» предоставляют бесплатную консультацию по автоматизации бизнес-процессов. Для связи со специалистом можно оставить заявку на этой странице.

Примеры решаемых задач:

1. В процессе трудоустройства компании усиливают свой HR бренд, повышают лояльность контрагентов и специалистов, формируют резерв сотрудников, ускоряют процесс адаптации новых работников. Вследствие чего снижается текучка кадров.
2. На этапе исполнения заказа клиент может уйти от ручного управления жизненным циклом товаров, получает лояльность контрагентов, обеспечивает прозрачный процесс для специалистов, имеет возможность масштабировать бизнес, сокращаются сроки исполнения заказов.
3. При взаимодействии между подразделениями сокращается время согласования, разделяются зоны ответственности, обеспечивается автоматизация документооборота.
4. Контроль задолженности дебиторов предполагает уход от ручного управления задолженностью, повышается процент возвратности, облегчается обработку претензий, предотвращаются кассовые разрывы.

Ключевые преимущества БИТ.BPM

• готовые шаблоны типовых процессов (кадровые, финансовые, операционные), которые можно использовать как основу и адаптировать под специфику компании;
• непосредственная работа в среде 1С — пользователи выполняют задачи в привычном интерфейсе без переключения между несколькими приложениями;
• открытый исходный код решения, что упрощает доработки под индивидуальные требования и интеграцию с другими системами;
• автоматический запуск процессов по событиям товароучетной системы 1С (создание документов, изменение статусов, возникновение задолженности и др.);
• настройка маршрутов и условий без программирования благодаря визуальному редактору и технологии low-code;
• автоматический контроль отклонений от регламентов и SLA, уведомления ответственных сотрудников о критичных ситуациях.

Для описания и моделирования бизнес-процессов в программе предусмотрен встроенный редактор. Технология low-code позволяет описывать и внедрять процессы без навыков программирования. Проектирование проводится в нотации описания 1С. Задачи по разработанным маршрутам ответственным сотрудникам устанавливает «Исполняй БИТ.BPM», тем самым обеспечивая выполнение бизнес-процессов.

Опыт выполнения и аналитика позволяют оперативно прорабатывать пробелы в системе. Бизнес остается гибким, решения по внутренним и внешним изменениям принимаются в короткие сроки.