Внедрение электронного документооборота позволяет упростить многие процессы внутри предприятия, сократить временные и материальные издержки. Однако многие руководители откладывают переход на «цифру», приводя в качестве аргументов распространенные заблуждения. Рассказываем, как обстоят дела на самом деле и почему работать с ЭДО удобнее, быстрее и безопаснее, чем с бумагой.
Миф 1. Документы на бумаге надежнее, потому что заверяются печатью и подписью
В деловой среде сложилось традиционное представление о процессе заключения нового контракта – руководители предприятий должны на общей встрече собственноручно подписать бумажный договор. Многие компании по привычке ведут бумажный документооборот, распечатывая каждую накладную для подписи руководителя и главбуха. С другой стороны, сотрудники таких компаний в неформальной беседе признаются, что многим из них приходилось подделывать и подписи руководства, и печать.
Использование электронной подписи является современным и безопасным аналогом традиционного оформления документа на бумаге. Она помогает однозначно подтвердить авторство и подлинность документа. С ее помощью можно удаленно сдавать отчетность в контролирующие органы, заключать контракты с партнерами и вести первичную бухгалтерию.
Электронная подпись заменяет подпись руководителя и оттиск синей печати. Фактически она представляет собой пакет зашифрованных данных, прикрепляемый к электронному документу, однозначно определяющий его авторство и подтверждающий подлинность содержания.
Миф 2. Электронные документы легко украсть. Велика вероятность утечки конфиденциальной информации по вине оператора ЭДО
Руководители компаний откладывает внедрение ЭДО, опасаясь за безопасность:
- считают, что злоумышленникам легче похитить электронные документы;
- не доверяют операторам электронного документооборота.
На самом деле информация между контрагентами передается по защищенным протоколам, а доступ в систему производится в одном из двух режимов – путем ввода логина и пароля или по сертификату квалифицированной электронно-цифровой подписи. Пароли хранятся в зашифрованном виде в защищенном облачном хранилище, а ключи сертификатов доступа выпускаются в единственном экземпляре и хранятся у конкретных пользователей. Соответственно, если в компании соблюдаются принципы информационной безопасности, то утечка информации из электронных документов исключена.
Деятельность всех операторов ЭДО четко регламентирована и подлежит обязательному лицензированию. Налоговая служба ведет реестр действующих операторов, ознакомиться с которым можно на сайте ФНС. Каждый оператор несет ответственность за сохранность информации согласно законодательству РФ и договорами, заключенными с юрлицами-потребителями его услуг.
Миф 3. Хранение бумажных документов проще систематизировать
Это заблуждение связано с привычкой. Если в организации в течение нескольких лет действует налаженная система сортировки, хранения и архивирования бумажной документации, то сотрудникам сложно быстро привыкнуть к работе только с электронными версиями документов.
Но никто уже не отрицает того, что компьютер стал основным инструментом создания любого документа. Текст, таблицы, графики и чертежи – все создается в специальных программах, а потом распечатывается. Очевидно, что такая распечатка стала избыточной, гораздо удобнее передавать, обрабатывать и хранить документы только в цифровом виде.
К неоспоримым преимуществам ЭДО можно отнести:
- быстроту создания, редактирования, копирования документов;
- простоту передачи копий нужным участникам ЭДО;
- удобство и высокую скорость поиска информации, как в конкретном документе, так и по всему массиву данных;
- экономию физического пространства – архив электронных документов не требует отдельных комнат, стеллажей, папок и коробок;
- увеличение скорости принятия решений – ЭДО легче передать, исправить и утвердить новую копию.
Миф 4. У поставщиков подписи разных удостоверяющих центров, нам не подходит система ЭДО
Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документооборот может быть налажен между организациями, каждая из которых использует квалифицированную электронную подпись. Причем не важно, в каких именно удостоверяющих центрах получены подписи. Таким образом, контрагенты могут использовать квалифицированные подписи, выпущенные разными аккредитованными центрами.
Миф 5. Сложно настроить работу ЭДО – у компании сотни контрагентов по всей стране
Руководители таких компаний должны знать, что электронный документооборот – это наилучший вариант организации работы с большим числом контрагентов. Эффективный обмен информацией возможен только в цифровом виде. Почтовая пересылка бумажных документов затягивает решение самого мелкого вопроса минимум на несколько дней. При наличии ЭДО правки можно вносить в режиме телефонного разговора и тут же передавать на подпись контрагенту исправленный вариант.
Миф 6. Малому бизнесу не подходит цифровой документооборот
Собственники небольших компаний или ИП часто считают переход на ЭДО нерациональным вложением денежных средств. Но если оценивать ситуацию объективно, то внедрение ЭДО поможет повысить производительность сотрудников и снизить затраты на оплату труда. Правильно организованная система цифрового документооборота сведет процессы, связанные с распечаткой, сортировкой, регистрацией и архивированием документации, до нескольких щелчков мышкой.
Миф 7. Система ЭДО – это дорого и невыгодно
Конкретная стоимость внедряемой системы ЭДО зависит от оператора и выбранного тарифного плана. Некоторые операторы предлагают платить за каждый отправленный документ, что бывает выгодно для компаний с маленьким документооборотом. Чаще клиентам предлагается приобрести месячный пакет услуг, включающий отправку большого количества документов. Входящая цифровая корреспонденция обычно доставляет бесплатно.
Цена базового тарифа на ЭДО начинается от нескольких тысяч рублей в год. Такая стоимость выгодно отличается от совокупных затрат на оплату почтовых и курьерских отправлений, закупку и обслуживание офисной техники, оплату лишних рабочих часов сотрудников. «Цифра» обычно выходит дешевле, чем ведение традиционного бумажного документооборота.
Миф 8. Компаниям с небольшим документооборотом нет смысла внедрять систему ЭДО
Лучше в самом начале грамотно настроить все бизнес-процессы, в том числе наладить ЭДО. Такой шаг позволит безболезненно наращивать количество контрагентов, легко справляться с возросшим объемом документации. Даже если в данный момент компания обменивается только типовыми контрактами, актами передачи и счет-фактурами, в дальнейшем ситуация может измениться. С системой ЭДО проще расширять бизнес.
Остались вопросы или хотите внедрить электронный документооборот? Закажите консультацию наших специалистов!
