С 14.12.2020 г. оформлять и выдавать листки нетрудоспособности будут согласно новому порядку из Приказа Минздрава РФ от 01.09.2020 г. № 925н. Предыдущие правила, регламентированные Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 г. № 624н, утратят силу.
Ввод электронного больничного
Больничные листы теперь формируются не только на бумаге, но и в электронном формате. Исключение составляет ряд ситуаций, при которых электронная форма не предусмотрена. Речь идет об уволенных сотрудницах ликвидированных компаний, вставших на учет в центре занятости населения, при условии наступления беременности за 1 год до момента регистрации безработной.
Выдача бумажного больничного происходит на основании предъявленного паспорта. Для получения электронного варианта потребуется паспорт и СНИЛС.
Допускается продление бумажного больничного электронным документом либо наоборот.
Расчеты пособий, назначенных по нетрудоспособности или при уходе в отпуск по беременности, хранятся работодателем в электронном или бумажном виде.
Расчет пособия подписывается:
- при оформлении бумажного больничного - главбухом или директором, исполняющим обязанности главбуха либо иным лицом, наделенным такими полномочиями;
- при оформлении электронного больничного - усиленной квалифицированной ЭЦП главбуха или директора, исполняющего обязанности главбуха либо подписью иного лица, наделенного такими полномочиями.
Решения 1С полностью адаптированы для работы с новым форматом больничных (при условии своевременного обновления программы 1С). Что является несомненным плюсом для бухгалтера – можно не бояться допустить ошибку, перенося информацию из бумажных больничных. Больничными обмениваются через 1С:Отчетность и хранятся в на серверах ФСС.
Оформление больничного при наличии нескольких работодателей
Бумажный больничный можно получить для каждой организации, где оформлен работник, если:
- в период нетрудоспособности он числится в штате разных работодателей;
- он отработал в этих организациях не менее 2-х полных лет перед годом обращения работника за листком нетрудоспособности.
Помимо нескольких бумажных листков для разных работодателей работник по запросу получает единый электронный больничный. Номер этого документа предназначен для передачи во все организации, где трудоустроен работник.
Один документ (бумажный или электронный) выдается для передачи в одну из компаний, если:
- человек трудится у нескольких работодателей;
- он был трудоустроен в других организациях (другой организации) в течение 2-х календарных лет, предшествовавших году наступления нетрудоспособности.
При трудоустройстве в нескольких организациях, работники, оформленные на работу в течение 2-х лет, предшествовавших году обращения в медицинское учреждение по причине наступившей нетрудоспособности, оформляют больничный:
- для каждого работодателя отдельно в бумажном варианте;
- в единственном экземпляре общий электронный больничный лист с последующей передачей во все трудоустроившие организации. При этом передается номер оформленного документа;
- один бумажный больничный или единый электронный бланк для предъявления в одну из организаций на выбор.
Что учитывать при формировании листка нетрудоспособности
При предъявлении сотрудником электронного листка бухгалтер запрашивает данные о сформированном документе по СНИЛС и номеру электронного больничного в электронной базе "Соцстрах".
Порядок внесения организацией сведений в разделе "Заполняется страхователем" бланка больничного в целом остался прежним. Работодатель должен придерживаться правил, регламентированных Приказом от 29.06.2011 г. № 624н.
Сведения о месте работы и наименовании организации (обособленного подразделения) указывают в полном и сокращенном вариантах. Специально указывать в бланке название подразделения, если оно не считается отдельным работодателем нетрудоспособного сотрудника, не нужно.
Отражать в бланке листка наименование подразделения нужно, если оно:
- указано работодателем в трудовом договоре с сотрудником;
- зарегистрировано в отделении Фонда социального страхования.
Данное правило установлено в информации ФСС "Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)".
К техническим ошибкам при заполнении бланка относят внесение сокращенного или неточного наименования организации. Технический недочет в строке "место работы" не оказывает влияния при назначении суммы пособия к выплате.
Неточное указание наименования работодателя не предполагает переоформления документа лечебным заведением с выдачей нового больничного листка. Работодатель обязан принять листок и выплатить пособие, рассчитанное по стандартным правилам.
Тот факт, что технический недочет в виде сокращенного или неточного написания наименования работодателя не влияет на право получения пособия, обусловлен возможностью идентифицировать трудоустроившую организацию в базе ФСС на основании регистрационного номера.
Бланк листка нетрудоспособности, в котором при оформлении указали совершенно другую организацию, не будет принят работодателем. Сотрудник не получит выплаты по линии ФСС, если будут допущены серьезные ошибки при указании организации в документе. Это соответствует указаниям из Письма ГУ - МРО ФСС РФ от 14.07.2020 г. № 14-15/7710-1110-ЛНК.
Чаще всего расчет больничного производят в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (1С:ЗУП 8). Если вы подключены к сервису 1С-Отчетность, то настройка обмена с ФСС происходит автоматически.
Кто ставит подписи на листке нетрудоспособности
На заполненном бланке больничного должны стоять подписи руководителя и главного бухгалтера. Если документ оформляется в бумажном виде, в строчке, выделенной для указания фамилии и инициалов руководителя, должны стоять фамилия и инициалы лица, возглавляющего подразделение организации, либо руководителя, если подразделений структурой организации не предусмотрено. Подпись ставят в поле с соответствующим названием.
Информация о фамилии и инициалах главного бухгалтера ставится в соответствующей графе бумажного бланка листка нетрудоспособности в аналогичном формате. Рядом с указанием данных должна стоять подпись.
При отсутствии главного бухгалтера в штате организации эту роль выполняет руководитель, заполняя поля собственной фамилией, инициалами и подписью.
Если больничный оформлялся в электронном виде, он подлежит передаче в ФСС после заверения усиленной квалифицированной электронной подписью. Цифровые подписи ставит главный бухгалтер и руководитель. Вместо главного бухгалтера может стоять подпись другого сотрудника, в чьи полномочия входит бухгалтерский учет в организации. При полном отсутствии сотрудников, обязанных вести бухучет предприятия, заверение листка временной нетрудоспособности предполагает только усиленную квалифицированную ЭЦП.
Если документ подписывает доверенное лицо, назначенное руководителем, строки, где должна стоять фамилия с инициалами руководителя (или главного бухгалтера) заполняют сведениями о лице, действующем по доверенности.
Правилами оформления больничного листа не требуется дополнительно указывать номер, дату и прочие реквизиты доверенности, на основании которой лицо наделено правом подписывать документы подобного рода. Информация об этом подробно освещена в Письме ФСС от 28.10.2011 г. № 14-03-18/15-12956.
Новый порядок оформления предписывает, что передача полномочий назначать, рассчитывать и выплачивать пособия сотрудникам допускается на основании внутреннего приказа и подписанной руководителем доверенности. Если есть такая доверенность и издан приказ, больничный вправе оформить иное доверенное лицо.
Аналогичным образом поступают, если необходимо оформить электронный вариант документа. Доверенное лицо подписывает его своей личной усиленной электронной подписью.
Исправления в больничном листе
Если возникла необходимость внести исправления в бумажный вариант листа временной нетрудоспособности, работодатель вправе это сделать только в разделе "ЗАПОЛНЯЕТСЯ СТРАХОВАТЕЛЕМ".
Порядок исправления такой:
- зачеркнуть запись, которую предполагается исправить;
- написать корректную информацию;
- сопроводить новый текст надписью "исправленному верить";
- исправление заверить печатью компании и подписью уполномоченного лица.
Важно! Ставить печать требуется только при ее наличии у организации. Использование специальных средств для корректировки записей недопустимо.
Если надлежит исправить сведения в разделе для страхователя в электронном документе, уполномоченное лицо делает необходимые изменения и далее направляет документ в ФСС повторно.
В сопроводительном сообщении надо прокомментировать причину повторного обращения в ФСС - внесение изменений в сформированный больничный. Переданная для исправления информация должна быть подтверждена усиленной квалифицированной ЭЦП главных лиц компании - главбуха и директора.
Если у вас остались вопросы по работе с больничными листами в 1С, свяжитесь с нашими специалистами по сопровождению 1С, мы с радостью вам поможем!
