.png){kind=logo}
Описание проекта
До старта проекта руководство комплекса уже предпринимало попытки внедрить программные продукты и интернет-сервисы. В лучшем случае получалось оптимизировать какой-либо контур или бизнес-процесс, в худшем – программа «не приживалась» и приходилось возвращаться к истокам. Поэтому информацию продолжали хранить в «Excel» и вручную заносить данные о бронировании, поступающие с интернет-платформы «Travelline».
С ростом бизнеса проблемы стали настолько острыми, что уже не было других вариантов, кроме как начать комплексную автоматизацию. Приоритетной задачей было упрощение бизнес-процесса бронирования, т.к. без автоматизации сотрудники сталкивались с рядом сложностей:
- неудобство обработки большого объема данных. «Excel» не предназначен для управления бронированием номеров и услуг. У сотрудников уходило много времени, чтобы разобраться в бронях;
- репутационные риски. Из-за ручного ввода данных возникали ошибки, которые приводили к неверному бронированию номеров или услуг. В результате гости оставляли негативные отзывы;
- отсутствие возможности контроля загрузки номерного фонда. Комплекс либо не был готов к такому количеству гостей, либо нес убытки от недозагрузки номеров;
- проанализировать эффективность работы отеля в цифрах было просто нереальной задачей, не хватало управленческих данных для анализа;
- невозможность интеграции «Excel» в режиме реального времени с платформой «Travelline». Администраторам приходилось вручную проверять и вносить данные об онлайн-бронях. Из-за того, что обработка происходила не оперативно, возникали неприятные ситуации с посетителями.
Поскольку у компании уже был негативный опыт в вопросах автоматизации, к выбору подрядчика подошли тщательно. Ключевые факторы, на которые обращали внимание – квалификация специалистов и наличие успешного опыта работы с компаниями гостиничной индустрии. Этим критериям соответствовала компания «Первый Бит».
Уже на первой встрече наметили план работ, который, в отличие от прошлых проектов, начинался с этапа обследования и моделирования. Обследование бизнес-процессов предприятия включало детальное интервью с пользователями, определение требований к системе и нюансов работы санатория. Исходя из анализа убедились, что основные задачи можно решить на базе уже купленной ранее, но не запущенной программы – 1С:Отель.
Этап моделирования позволил ключевым пользователям и руководству заглянуть в будущее и посмотреть, как будут отражаться в системе текущие бизнес-процессы определить, что подходит в типовом функционале, а что нужно доработать под себя.
На этапе внедрения сотрудники компании «Первый Бит» выполнили настройку программы:
- создали базы данных клиентов, номеров и услуг;
- установили права доступа пользователей;
- настроили статусы размещения гостей и статусов брони;
- настроили взаиморасчеты с гостями;
- настроили обмен данными с интернет платформой «Travelline»;
- подключили торговое оборудование – онлайн кассы и эквайринг;
- настроили шаблоны печатных форм документов.
На следующем этапе было выполнено обучение персонала работе с новой системой, включая бронирование номеров и услуг, управление финансовыми потоками и формирование отчетности.
Затем программисты настроили интеграцию с 1С:Бухгалтерией и объяснили главному бухгалтеру, как новая система повлияет на работу отдела бухгалтерии.
Мы благодарны команде специалистов компании «Первый Бит» за автоматизацию нашего санаторно-курортного комплекса, особенно за консультационную помощь на первом этапе запуска системы. Наши сотрудники оперативно получали подсказки, как корректно отразить ту или иную операцию, будь то бронирование, возврат денежных средств или открытие смены. Это позволило устранять все возникающие сложности оперативно и снизить риск отказа от новой системы. Также большим плюсом является то, что компания «Первый Бит» комплексно подходит к решению задач своих клиентов и оказывает широкий спектр услуг – от аудита до настройки интеграции со сторонними сервисами и подключения торгового оборудования.
Эдуард, руководитель службы бронирования
