Описание проекта
В качестве основной учетной системы использовалась «1С:Бухгалтерия» в связке с «1С:Камин» и системой электронного документооборота с контрагентами. Остальные подразделения не вели автоматизированный учет и планирование, особенно сложно было управлять производственной деятельностью. Получать своевременную информацию по фактическим показателям и анализировать данные по компании было сложно. В первую очередь, поводом для проекта стали проблемы, связанные с дублированием операций, увеличением количества данных, медленной обработкой и передачей данных между подразделениями, ошибки человеческого фактора, низкое качество информации.
Исторически учет в компании велся силами бухгалтерии, но практически у каждого подразделения были свои требования к автоматизации:
- отделу продаж приходилось каждый раз уточнять дату отгрузки готовой продукции у производства. Контроль взаиморасчетов с контрагентами ведется вручную в таблицах Excel – из-за этого формирование план-фактного анализа продаж было сложно.
- отдел закупок вручную формировал план закупок, внося постоянные корректировки при любом изменении плана производства, так как нет возможности отследить эти изменения в расчете потребности по материалам.
- получение информации об остатках склада происходит не оперативно, все остатки ведутся в Excel, как и учет по срокам годности.
- сотрудники производственных подразделений не работали в учетной системе: отчеты и документы велись на бумаге или в Excel. Расход материалов на производство в «1С:Бухгалтерия» фиксировался один раз в месяц сотрудниками бухгалтерией, без точного учета по дням.
- все спецификации хранились на бумаге, актуализация норм расхода (в т.ч. с учетом аналогов) в «1С:Бухгалтерия» производилась с задержкой.
Производственное и административное подразделения находятся в разных городах, поэтому требовалось общее информационное пространство. Необходимо было разработать единую систему для всех подразделений, в которой учет велся бы в местах возникновения финансово-хозяйственных операций. Так как на предприятии уже использовался продукт «1С:Бухгалтерия» было принято решение закрыть потребности всех подразделений с помощью «1С:ERP Управление предприятием» версии 2.5.
Главной целью автоматизации для отдела продаж было повысить точность планирования: заказы могли появляться или отменяться неожиданно, из-за этого приходилось держать повышенные запасы сырья (срок поставки под конкретный заказы сильно увеличивает срок производства). Сроки производства могли также увеличиться из-за неотлаженной системы аналогов сырья, которые приходилось вручную сверять с рецептурными картами. Дополнительно внедрен функционал работы с ценообразованием, коммерческими предложениями и продажами на экспорт. Разработаны печатные формы и отчеты. В заказы покупателей реализация товаров и услуг добавлено поле номенклатура, для тех случаев, когда нужно персонализировать названия продаваемых товаров под клиента, скорректирована отправка документов по ЭДО и форма УПД. В план продаж добавили колонку «Количество комплектов», которая заполняется автоматически количеством наборов из заказов клиентов.
Для ускорения работы отдела продаж доработано формирование реализации товаров и услуг на основании «расходных ордеров». Из нескольких расходных ордеров может создаваться одна «реализация товаров и услуг», при этом расходные ордера могут быть по разным складам. Это значительно упростило работу отдела и помогло повысить скорость работы с заказами.
Чтобы не приходилось постоянно корректировать план закупок, под любое изменение производства разработали стратегии поддержания запасов, учет заказов поставщикам, отражение поступлений ТМЦ и услуг, учет товаров по схеме «Товары в пути», а также удобный функционал закупки импортных товаров, который, с учетом специфики работы компании, являлся чрезвычайно важным. Это помогло решить одну из основных задач подразделения – уменьшить объем запасов на сладах, а также упростить контроль текущих заказов.
Складской учет велся в excel, фактическую точную информацию по складским запасам можно было получить только после проведения инвентаризации. Помимо отражения складских операций, проведения инвентаризации, и формирования документов было организовано создание QR – кода с большим количеством отгрузочных реквизитов (номер договора, наименование поставщика, страна поставщика, наименование получателя, дата изготовления, срок годности, номер партии наименование материала, марка, номер поддона и т.д.). Появилась возможность формирования упаковочного листа с указанием количества, типа и веса поддонов для номенклатуры. На поддоне могут размещаться различные серии и номенклатуры. Это помогло снизить операционную нагрузку на работников склада, что в свою очередь повысило скорость процесса отгрузки, а также повысилась точность информации о складских остатках и остатках готовой продукции.
Работа производственного участка полностью перешла с «бумажного учета» на работу в «1С:ERP Управление предприятием» с функционалом «производство без заказа», который заполняется по введенным спецификациям. Налажена работа с полуфабрикатами. Создано множественный дополнительный функционал для подразделений, чтобы упростить работу с системой:
- Создано рабочее место технолога, позволяющее отражать принятые решения по выпускаемой продукции после паспортизации. В рабочем месте по выпущенной продукции построчно указано решение о последующем назначении.
- Разработано рабочее место мастера производства, позволяющее заполнять вкладку "Продукция" в удобном интерфейсе (указывать продукцию, фракцию и количество продукции) с учетом номеров мешков по выпускаемой продукции. В результате формируется документ "Производство без заказа", материалы перезаполняются по общей спецификации и создаются серии номенклатуры на готовую продукцию.
- Разработано рабочее место руководителей цехов, из которого создается извещение о выпуске продукции по парии (возможно создать одно извещение на несколько партий), сформированной мастером производства в функционале «Рабочее место мастера». После согласования извещения можно формировать и проводить документ «Производство без заказа» для учета выпуска продукции. Заполнение материалов производится автоматически по подбираемой смеси. Расход материалов учитывает нормативный коэффициент брака по подразделению.
Также автоматизированы блоки: регламентированный учет, казначейство, финансовая отчетность и бюджетирование, управление логистикой, вспомогательные подразделения и ремонтная деятельность, учет затрат и расчет себестоимости. Разработаны правила выгрузки информации из «1С:Камин. Расчет заработной платы 3.0» в «1С:ERP Управление предприятием».
За короткий срок в 3,5 месяца успешно внедрили типовой функционал «1С:ERP Управление предприятием» для всех подразделений предприятия и значительно кастомизировали систему, особенно в области производства. На предприятии есть три различных производственных цеха с разными процессами, что требовало индивидуального подхода к каждому цеху при адаптации типового функционала. Начало проекта сопровождалось рисками и опасениями со стороны ключевых пользователей, включая бухгалтерию, которая опасалась передать свои обязанности по вводу первичных документов другим подразделениям из-за возможных задержек в закрытии месяца.
