Описание проекта
Розничная сеть “Грядка”, насчитывающая более 180 торговых точек и складские помещения, столкнулась с рядом проблем, связанных с неэффективной подачей и обработкой внутренних заявок на ремонт и обслуживание помещений:
- Система подачи заявок: у сотрудников торговых точек не было единого инструмента для подачи заявок;
- Отсутствие прозрачности в обработке заявок: компания не могла отслеживать статус заявок, что затрудняло контроль за их исполнением;
- Низкая скорость реагирования на заявки: из-за отсутствия централизованной системы и неэффективного процесса обработки заявок, время от подачи заявки до ее решения могло занимать несколько недель, что приводило к задержкам в работе и недовольству сотрудников торговых точек;
- Также была явная проблема с поддержанием в надлежащем состоянии погрузчиков: поломки не фиксировались, отсутствовала система систематического обслуживания погрузчиков.
Компания “Грядка” обратилась в Воронежский офис “Первого Бита”, чтобы решить эти проблемы. Мы предложили комплексное решение на базе Битрикс24, которое позволило автоматизировать и оптимизировать 4 ключевых процесса.
Сервис-деск для службы эксплуатации розницы
- Создали отдельный раздел в Битрикс24 для отслеживания движения заявки и контроле на каждом этапе;
- Разработали чат-бот в Telegram для подачи заявок;
- Продавцы в ларьках могут отправлять заявки через чат-бота или Битрикс24;
- Разработали локальное приложение и интегрировали его в Битрикс24, которое позволяло отображать график дежурств слесарей по дням и автоматически распределять заявки на основании графикая;
- При поступлении новой заявки, система автоматически уведомляла дежурного слесаря, который мог сразу приступить к ее выполнению;
- После выполнения заявки, слесарь мог зафиксировать результат в системе Битрикс24. Система автоматически уведомляла ответственного менеджера о завершении работ;
- В Битрикс24 были установлены отчеты, которые позволяли отслеживать все этапы обработки заявок, время их выполнения, статистику по типам заявок и т.д.
- Сервис-деск для АХО (административно-хозяйственный отдел)
- Аналогичная система была разработана для отдела, с учетом его специфики;
- Работник заполняет необходимые данные через чат-бота или через Битрикс24: тип работ, объект, описание работ, прикрепляет дополнительный материал (фото, видео);
- Все заявки, также отображаются в отдельном разделе, где можно отслеживать и контролировать статус заявки.
Сервис-деск для службы эксплуатации склада
По аналогии был автоматизирован процесс подачи заявок от работников склада на ремонт оборудования, замену инвентаря, а также на другие работы, связанные с эксплуатацией склада.
Сервис-деск для отдела транспортной логистики
- В Битрикс24 были созданы отдельные разделы для подачи заявок на ремонт погрузчиков;
- Внедрена система планового осмотра погрузчиков. Механик получает еженедельное напоминание в Битрикс24 о необходимости проведения осмотра погрузчика. После осмотра, он мог зафиксировать результаты в системе Битрикс24, что позволило отслеживать состояние погрузчиков и планировать своевременный ремонт.
Единое окно
Позволяет собирать все необходимые и полезные ссылки в едином месте, обеспечивая быстрый и удобный доступ к ключевой информации. Забудьте о поиске документации, требований или других важных данных – "Единое окно" сделает ваш рабочий процесс более организованным и эффективным.
Инновационное приложение для платформы Битрикс24, разработанное с учетом потребностей современных команд в эффективном управлении информацией. Это приложение предоставляет возможность собирать все необходимые и полезные ссылки в едином месте, создавая централизованный хаб для ключевой информации.
Одной из основных проблем, с которой сталкиваются команды, является разрозненность данных и документов по различным платформам и ресурсам. "Бит.Единое окно" решает эту проблему, предоставляя пользователям возможность создавать персонализированные папки или категории, в которых они могут собирать ссылки на важные документы, требования, ресурсы и другую информацию, необходимую для успешного выполнения задач.
Основные возможности "Единого окна" включают:
- Централизованное хранение ссылок: Создавайте категории и добавляйте ссылки на документацию, требования, веб-ресурсы и другие важные материалы, чтобы упростить доступ к ним.
- Персонализированные папки: Каждый участник команды может создавать свои собственные папки, а также совместные папки для коллективной работы над проектами.
- Быстрый доступ: Забудьте о том, чтобы тратить время на поиск нужной информации. "Единое окно" обеспечивает мгновенный доступ к необходимым материалам, сэкономив ваше время и повысив производительность.
- Интеграция с Битрикс24: Полная совместимость с платформой Битрикс24 обеспечивает удобство использования и интеграцию с другими инструментами вашей команды.
