Российский оператор теле- и радиовещания РТРС автоматизировал договорной учет с «1С:Документооборот КОРП»

Описание проекта

Ежегодно в крупнейшем в стране операторе эфирной теле- и радиопередающей сети процедуру бумажного согласования проходит несколько тысяч договоров, спецификаций, смет и дополнительных соглашений. В связи с большим объемом бумажной и электронной документации РТРС нуждался во внедрении системы электронного документооборота.

Были выделены следующие ключевые проблемы:

• систематическая потеря документов/версий документов;
• долгосрочное подписание документов;
• сложная, многоэтапная структура принятия и согласования документов между подразделениями внутри организации и с внешними заказчиками.

До реализации проекта учет договоров велся в таблицах, согласование проектов договоров производилось посредством электронной почты, а их хранение в бумажном архиве. Заведение информации происходило вручную и не исключалась возможность некорректного заведения данных. Одну и ту же работу приходилось делать по два, а то и по три раза. Поэтому было принято решение о замене существующей системы согласования и хранения договоров и документов на более современное программное обеспечение.

Для решения проблем руководство РТРС обратились в Центральный офис компании «Первый Бит», с которым ранее сотрудничало по поддержке программ 1С. Специалисты подобрали оптимальное решение – внедрение программного обеспечения «1С:Документооборот 8 КОРП».

Одним из условий проекта были сжатые сроки реализации. Всего за семь месяцев были автоматизированы основные бизнес-процессы:

• сформированы виды входящих, исходящих и внутренних документов, настроена нумерация и нумераторы регистрационных номеров, структура адресации процессов, организационная структура компании и роли пользователей;
• разработана форма договора, динамически меняющая состав реквизитов в зависимости от выбранного типа и категории согласуемого договора;
• разработаны маршруты согласования договоров, условия формирования состава согласующих;
• сформированы шаблоны договоров, печатные формы шаблонов: договор, дополнительное соглашение, протокол разногласий, организационно-распорядительные документы (ОРД), локально-нормативные акты, доверенности, обращение граждан;
• настроена структура внутренних документов и файловое хранилище;
• проведено обучение администраторов созданию профилей доступа, ограничения доступа для документов, настройке прав пользователей и администрированию документооборота;
• настроено штрихкодирование, поиск документа по штрихкоду;
• определены типы связей документов;
• построены маршруты движения документов;
• настроена подпись документов при помощи ЭЦП. 

Система разработана и внедрена таким образом, что может быть применена и масштабирована на другие филиалы компании РТРС.