Описание проекта
До внедрения на предприятии «Косметиклаб» полноценной товароучётной системы, эксплуатировались несколько различных, не дающих полной картины состояния дел, информационных систем. Отдельно эксплуатировалась система для формирования печатных форм первичной документации, но она не давала возможности проводить анализ, не хранила остатков, просто удобное формирование печатных документов. При этом расходовалось полноценное рабочее время. Отдельно совершались попытки сформировать остатки и обороты количества готовой продукции.
С использованием файлов Excel создавались спецификации. Каждый сотрудник придумывал себе удобную форму ведения учёта. Отпускающие продукцию на комиссию в маркетплейсы менеджеры фиксировали информацию различными способами, каждый по-своему. Обобщить предоставляемую информацию было трудоёмко.
Ввиду отсутствия контроля за изменением данных в этих системах и их разобщённости информация была искажённой, отрывистой, не полной, часто не пригодной к использованию. В результате терялись материалы. Было неизвестно сколько будет произведено готовой продукции, сколько находится на комиссии, сколько реализовано, как загружено производство. Приходилось создавать видимость осведомлённости в надежде на убедительность.
Компанией Первый Бит был проведен анализ производственных процессов: выявлено текущее состояние учета, сформированы потребности заказчика. На основании проведённой работы было принято решение взять за основу типовой программный продукт «1С:Управление нашей фирмой», т.к. она закрывает все потребности.
Специалист Первого Бита начал вводить начальные остатки в новую товароучетную систему и совместно с заказчиком решили начать опытную эксплуатацию. Через две недели стало ясно, что старт успешен. Возникающие, на этапе старта, в достаточно большом количестве вопросов решались оперативно. Постепенно для тех разделов учёта, которые были уверенно взяты под контроль в новой системе происходил отказ от эксплуатации старых. Так механизм формирования печатных форм из документов легко перехватил функцию старой отдельной системы.
Пользователям очень понравился механизм формирования новых вариантов отчётов. Беря за основу, например, отчёт «Движение товаров по складам», где склады сгруппированы вертикально (по колонкам) пользователи довольно легко освоили его настройку с горизонтальной группировкой складов. Включая и отключая информацию о детальных записях смогли видеть движение товара в различных разрезах: по датам, или с детализацией до документа движения. Очень много полезной информации стал давать отчёт Запасы.
Опытная эксплуатация постепенно стала переходить в эксплуатацию. Начали выявляться недостатки, которые были скрыты, когда не было единой системы. Где-то стало ясно, что люди перегружены различными не свойственными их должности обязанностями. Были выявлены факты пересортицы. Часть этих недостатков была выявлена благодаря существующим в программе «1С:Управление нашей фирмой» механизмам контроля. Даты запрета изменения данных защитили данные от попыток исказить их "изменения задним числом". Контроли отрицательных остатков в складском учёте и розничной продаже мотивировали сотрудников своевременно вносить данные о совершённых фактах хозяйственной деятельности. Механизм контроля прав пользователей дал возможность распределить полномочия. Механизм загрузки данных из банка дал возможность отделу продаж оперативно получать информацию об оплате выставленных счетов и сообщать о необходимости отгрузки упаковщикам. Для этого используются статусы оплаты и отгрузки в списках документов «Заказ клиента». Тот же механизм был задействован в отношении поставщиков. Под контролем теперь находится ценообразование. Цены устанавливает ответственный сотрудник. Он же распределяет права на их изменение. Если когда-то и были «откаты», то теперь, когда цена на виду, легко анализируется и под контролем, совершить такую операцию невозможно.
