Описание проекта
До систематизации процессов менеджеры отчитывались по сделкам на словах, контроль за работой сотрудников фактически отсутствовал. Корпоративная почта была только в ведении руководителя, поэтому скорость переговоров с заказчиком подчас зависела от рабочего режима и загруженности главного по продажам.
Дирекция компании обратилась в «Первый Бит Казахстан» с запросом на систематизацию полного цикла сделки, а также на сокращение операционной рутины. Наши специалисты провели предпроектный аудит, в результате которого согласовали с заказчиком внедрение на базе «1С-Битрикс» и «Битрикс24».
Корпоративный портал, где можно управлять всеми бизнес-процессами компании, специалисты «Первого Бита Казахстан» развернули на базе «1С-Битрикс» и связали сайт «ПФК Сталь» с CRM. Теперь, когда клиент оставляет заявку на сайте, она автоматически попадает в систему вместе с контактами потенциального заказчика.
Кроме того, IT-специалисты наладили электронный документооборот и значительно сократили как бумажную рутину, так и время на оформление-подписание бланков. В результате оптимизации этого процесса договор и счёт на оплату сотрудники компании могут сгенерировать за минуту и согласовать примерно за то же время.
Ключевой же задачей проекта стало внедрение автоматических воронок для отдела продаж. С их помощью менеджеры могут вести клиента от первичной консультации до отгрузки товаров и контролировать каждый этап сотрудничества.
Как устроена воронка продаж
Заявки из почты, сайта, онлайн-магазина на маркетплейсе, мессенджера автоматически сгружаются в «Битрикс24». Система самостоятельно распределяет клиентов между менеджерами. Как только сотрудник заполнит обязательные поля карточки контакта, задача переходит на этап консультации.
По результату переговоров с клиентом менеджер одним кликом формирует коммерческое предложение + счёт на оплату — и отправляет документы на согласование руководителю отдела продаж. РОП сверяет данные, и, если нужно внести корректировки, он отправляет документы на доработку. Если же всё в порядке, руководитель согласовывает сделку, и менеджер переводит продажу на этап подписания договора. Процесс аналогичен тому, что мы изложили выше, только вместо руководителя продаж согласующее звено — клиент.
Вместе с договором менеджер отправляет заказчику счёт на оплату. На этом этапе включается задача «Контроль оплаты». Как только деньги поступают на счёт, система оповещает ответственного менеджера. Ему остаётся связаться с клиентом, отправить груз и включить следующую автозадачу — «Контроль доставки». Система будет отслеживать логистику.
После того как менеджер убедится, что груз доставлен, он заполняет обязательные поля отчётности — и сделка считается завершённой.
Как устроена воронка возврата
Чтобы оформить обратную сделку, менеджеру нужно перенести процесс из успешно реализованных, заполнить обязательные поля заявки на возврат и договориться с транспортной компанией. Система направляет его на этом этапе. Обратную доставку контролирует также система. Как только товары поступят на склад, менеджер включает автозадачу «Контроль возврата денежных средств». После расчётов и обратной связи клиента сделку можно считать завершённой.
