Описание проекта
Компания столкнулась с отсутствием централизованного учета, что создавало значительные трудности в управлении и отчетности. Для решения этой проблемы было принято решение автоматизировать учетные процессы и интегрировать их в единое информационное пространство. Также необходимо было внедрить раздельный учет по направлениям деятельности компании, что было критически важно для выполнения требований по Государственному Оборонному Заказу (ГОЗ). Помимо этого, существовала необходимость в систематизации и автоматизации сбора управленческой отчетности.
До начала проекта учетные данные в компании обрабатывались с использованием «1С:Бухгалтерия» и Excel, что приводило к дублированию данных и неэффективной передаче информации в различных форматах. В рамках проекта требовалось полностью пересмотреть и выстроить бизнес-процессы с нуля, а затем перенести их на новую, интегрированную учетную систему на базе 1С:ERP.
Проект внедрялся с использованием методологии Scrum, которая предполагает работу в двухнедельных спринтах. Однако на этапе внедрения возникли сложности: пользователи не сразу приняли новую систему, что потребовало дополнительных усилий для их адаптации. Еще одной проблемой стала инвентаризация складских остатков, поскольку отсутствовало полное понимание наличия товаров на разных этапах производства. Инвентаризация проводилась частично, по отдельным складам, что затрудняло эффективное управление ресурсами.
Проект охватывал два юридических лица, между которыми использовалась давальческая схема производства, и все процессы были интегрированы в одну систему 1С:ERP.
В ходе проекта были реализованы разработки и настройки информационных систем и процессов для планирования, закупок, продаж и производства:
- Планирование: Внедрена система планирования, которая позволяет точно прогнозировать потребности компании в ресурсах и готовой продукции. Это включает в себя детальное планирование производства на основе заказов клиентов и текущих складских остатков, а также оптимизацию производственных процессов для повышения эффективности.
- Закупки: Разработана и настроена система управления закупками, которая автоматизирует процесс выбора поставщиков, оформления заказов, контроля за их выполнением и учета поставок. Внедрена возможность автоматического формирования заказов на закупку на основании данных о потребностях в материалах и комплектующих.
- Продажи: Внедрена система управления продажами, которая охватывает весь цикл от получения заказа клиента до его выполнения. Система позволяет автоматически генерировать коммерческие предложения, счета, отслеживать статусы заказов и проводить анализ продаж для принятия управленческих решений.
- Производство: Настроена система управления производственными процессами, которая позволяет координировать работу цехов и производственных участков, контролировать выполнение производственных заданий, а также отслеживать использование материалов и ресурсов на всех этапах производства.
Также был определен перечень контрактов по ГОЗ, по которым необходимо вести раздельный учет в соответствии с законодательными требованиями и условиями контрактов. В ходе анализа законодательных требований и условий контрактов по ГОЗ была сформирована полная и исчерпывающая база контрактов, подлежащих раздельному учету. Это позволило определить конкретные обязательства компании по каждому из контрактов и разработать методику их выполнения с учетом специфики каждого договора.
В систему внесены целевые показатели по контрактам ГОЗ. В рамках настройки системы был разработан и внесен комплекс целевых показателей для каждого контракта по ГОЗ. Эти показатели включают в себя ключевые финансовые и операционные метрики, которые позволяют отслеживать и контролировать выполнение контрактных обязательств на всех этапах их реализации.
Настроен учет контрактов по ГОЗ, а также договоров с клиентами и поставщиками в рамках ГОЗ. Система была настроена таким образом, чтобы обеспечивать прозрачный и эффективный учет всех контрактов и договоров, связанных с выполнением ГОЗ. Это включает в себя автоматизацию процессов регистрации, отслеживания и отчетности по каждому контракту, а также возможность оперативного анализа данных для принятия управленческих решений.
Определен состав статей затрат для раздельного учета по ГОЗ. В ходе проекта был проведен анализ затратных статей, которые необходимо учитывать в рамках выполнения контрактов по ГОЗ. На основе этого анализа был разработан и внедрен детализированный план счетов, включающий все необходимые статьи затрат, что обеспечивает точность и прозрачность учета расходов по каждому контракту.
Специалисты Первого Бита организовали раздельный учет затрат и ресурсов по каждому контракту с использованием специализированных аналитических счетов, субсчетов, субконто, аналитических регистров и других средств учета. Для каждого контракта по ГОЗ были разработаны и внедрены специализированные аналитические инструменты, такие как счета, субсчета, субконто и аналитические регистры. Это позволило обеспечить точный учет затрат и ресурсов, связанных с выполнением конкретных контрактов, а также обеспечить их оперативный анализ и контроль.
Была определена методика распределения накладных расходов (общепроизводственных и общехозяйственных) по контрактам, настроены база распределения и коэффициенты распределения. В рамках проекта была разработана методика распределения накладных расходов на выполнение контрактов по ГОЗ. Настроена база распределения, которая включает в себя все необходимые коэффициенты и показатели для точного распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов по каждому контракту.
Обеспечен расчет фактических затрат для каждого контракта. Система была настроена таким образом, чтобы обеспечивать автоматический расчет фактических затрат по каждому контракту. Это позволило компании отслеживать расходы в режиме реального времени, проводить анализ и корректировки, а также обеспечивать точную отчетность по каждому контракту.
Для успешного внедрения новой системы были подготовлены подробные инструкции для сотрудников, которые охватывают все аспекты работы с системой. Также было проведено обучение персонала, включающее как теоретическую подготовку, так и практическое освоение новых инструментов и методов работы.
