Описание проекта
До автоматизации менеджеры по продажам обрабатывали заявки вручную, каждый со своего номера. Соответственно контролировать эту коммуникацию было затруднительно. Отсутствовал и регламент сопровождения клиента, поэтому сложности могли возникать на любом этапе от подачи заявки до вручения путёвки. Договоры менеджеры формировали по ручному шаблону, все данные клиента вносили вручную, а это всегда отнимает время и значительно повышает риск ошибок. Кроме того, бумаги для бухгалтерии сотрудники тоже формировали сами, и это могло приводить к путанице в отчётных документах.
Автоматизировать ключевые процессы, дирекция Visa Travel поручила специалистам «Первого Бита». Проект реализовали на базе «Битрикс24» — удобного корпоративного портала для совместной работы и обработки внешних заявок. Теперь все данные о клиенте автоматически подтягиваются в карточку сделки. Там же фиксируются даты оплаты, а также необходимые файлы. История коммуникации сохраняется, в любой момент руководитель компании может проверить качество работы сотрудников и проанализировать спорную ситуацию.
Генерация договоров
Важно, что все документы теперь можно сгенерировать автоматически, причём как для физических, так и для юридических лиц. В «Битрикс24» загружены шаблоны договоров, а данные клиента автоматически подтягиваются из карточки сделки. Это решение помогло сократить рутину и свести на нет риск ошибки ручного ввода.
Интеграция звонков и сообщений из мессенджера
Чтобы обрабатывать максимум запросов, поступающих через звонки и WhatsApp, специалисты «Первого Бита» интегрировали в систему IP-телефонию Sipuni, а также сервис Wazzup. Теперь клиенты могут связаться с компанией любым удобным способом — CRM зафиксирует и звонок, и сообщение даже в нерабочее время. Менеджер сможет перезвонить клиенту или списаться с ним прямо из «Битрикс24».
Воронка сделок
Для эффективного сопровождения клиентов специалисты «Первого Бита» создали специальную воронку сделок. Она включает следующие этапы:
- Неразобранное
- Думают
- Заключили договор и оплатили
- Запись на подачу
- Страховки
- Консультация по документам
- Проверка документов
- Заполнение анкеты
- На рассмотрении
- Отзыв
- На каждом из этапов система предлагает последовательность действий. Менеджер просто следует по воронке и таким образом качество выполняет свою задачу.
Выгрузка отчётов
Также специалисты «Первого Бита» наладили выгрузку отчётов по оплаченным счетам на основе данных из «Битрикс24». Система выгружает данные, как только менеджер указывает дату оплаты. Это позволило снизить нагрузку на бухгалтерию и упростить финансовый контроль.
Благодарим компанию “Первый Бит Казахстан” за помощь в оптимизации бизнес-процессов нашей компании. Специалисты внедрили нам удобную систему, которая помогает вести клиентов, автоматически формирует договоры и другие необходимые документы. Кроме того, они настроили телефонию, а также интегрировали сервис для эффективной коммуникации с клиентами. Сотрудники “Первый Бит Казахстан” сделали процесс работы с клиентами более удобным и эффективным
Абдрахманова Ж.Н., Директор ИП "Visa-AL"
