Описание проекта
Сотрудники компании использовали в качестве систем ведения документооборота электронную почту, бумажный документооборот, вследствие чего затягивались сроки согласования, сроки исполнения задач, потеря документации. Отмечалась трудоемкая координация между отделами. Руководством было принято решение комплексно автоматизировать бизнес-процессы предприятия на базе программы 1С:Документооборот 8 КОРП. Ключевым фактором при выборе партнера-интегратора являлся опыт внедрения комплексных автоматизированных систем. Проведя анализ рынка, заказчик выбрал компанию «Первый Бит» как партнера с хорошей репутацией и реальным опытом внедрения системы 1С:Документооборот и смежных корпоративных систем на платформе 1С.
На первом этапе проведено обследование, благодаря которому сформулированы такие функциональные границы проекта, как:
- Работа с локальными нормативными внутренними актами (ЛНА);
- Работы с входящими и исходящими документами;
- Работа с ОРД;
- Договоры и дополнительные соглашения;
- Командировочные документы.
После проведения обследования проект был реализован по технологии Waterfall. Данная методология, по сравнению с остальными, имеет четкую структуру на весь проект, а не только на его начало. Технология позволяет заказчику иметь четкое представление о внедряемом решении и готовиться к переходу на электронный документооборот.
В рамках проекта в эксплуатацию запущены следующие бизнес-процессы в 1С:Документооборот 8 КОРП:
- Входящие и исходящие документы – для обработки входящих и исходящих документов, их согласования с заинтересованными лицами по определенным маршрутам согласования, оперативного подписания генеральным директором, а также их регистрация в системе. Автоматизация устраняет риск потери документации;
- ОРД (организационно-распорядительная документация) – позволяет подготавливать проекты ОРД, согласовывать их, контролировать подписание генеральным директором, регистрировать в системе;
- ЛНА (локальные нормативные акты) – позволяет подготавливать проекты, согласовывать их, контролировать подписание генеральным директором, регистрировать в системе;
- Договорные документы – позволяет подготавливать проекты ОРД, согласовывать их, контролировать подписание генеральным директором, регистрировать в системе;
- Командировочные документы – позволяет подготавливать командировочные документы, регистрировать их, согласовывать с заинтересованными лицами и рассчитывать расходы на командировку.