Описание проекта
Прежде в качестве учетной системы в компании «Формула логистики» использовали 1С:Бухгалтерию 3.0. В этой программе вели регламентированный учет, сдавали отчетность и оплачивали транспортные услуги. Заявки на перевозку от клиентов диспетчеры фиксировали в электронных таблицах. Чаще всего доставка груза осуществлялась несколькими видами транспорта, в том числе морским путем. В Excel-таблице фиксировали статус заявки и этап грузоперевозки.
В 2022 г. увеличился товарооборот с Китаем, у компании «Формула логистики» значительно выросло количество заказов. Работать в ручном режиме было неудобно и медленно, возникали ошибки и путаница в заказах. Особенно было трудно отследить судно при морских перевозках. Диспетчер мог поменять статус ошибочно в строке не в том заказе, и клиента могли ввести в заблуждение. Допускали ошибки при формировании счетов, и оплата уходила не тому перевозчику.
Поэтому требовалось решение, которое ускорит работу с заявками на перевозку, упростит работу с документами, поможет контролировать статусы заказов и взаиморасчеты с контрагентами. Директор компании «Формула логистики» обратился в новосибирский офис компании «Первый Бит», у которого есть успешный опыт по автоматизации транспортной логистики.
На основании задач клиента и отсутствия собственного транспорта специалист предложил отраслевую разработку Первого Бита – «БИТ.Экспедирование. Мультимодальные перевозки».
Ключевые возможности программы:
- Ведение заявок на перевозку и учет договоров с клиентами;
- Составление маршрутов мультимодальной перевозки и подбор перевозчика по каждому этапу;
- Ведение расчетов стоимости перевозки с разбивкой по этапам перевозки, а также формирование стоимость услуг экспедирования;
- Отражение информации о задолженности заказчика и перевозчиков;
- Формирование регламентированных документов: акты оказанных услуг, счета на оплату покупателю, счета-фактуры и т.п.;
- Контроль состояния этапа перевозки: в планировании, на исполнении, выполнен;
- Формирование отчетов по оперативной и управленческой деятельности компании.
Специалист компании «Первый Бит» установил программный модуль «БИТ. Экспедирование. Мультимодальные перевозки» на платформу 1С:Бухгалтерии», настроил 5 рабочих мест для менеджеров-логистов и директора.
Этапы перевозок
Основная заявка содержит в себе несколько этапов перевозки. Например, 1 этап – доставка автотранспортом, 2 этап – железной дорогой, 3 этап – в контейнерах морем. В одном заказе чаще всего участвуют разные перевозчики.
В программе «БИТ.Экспедирование. Мультимодальные перевозки» можно отслеживать статусы перевозок по одной заявке. Теперь появилась возможность в главной заявке контролировать все взаиморасчеты с клиентом, а на каждом этапе – взаиморасчеты с перевозчиками. После оказания услуг на каждом этапе диспетчер создает в программе документ «Поступление услуг от поставщиков» на основании заявки, и затем выставляет реализацию услуг. Бухгалтеру остается только проверить счет и провести оплату по ним, исключая ручной ввод данных.
Экспедирование морских перевозок
В заявке экспедирования на этапе морской перевозки доработали форму документов, добавив дополнительные реквизиты: судно, морские линии, рейс и прочее. Все данные по грузоперевозкам морским путем консолидируются в специальном отчете, который позволяет логисту оперативно отследить по заявке контейнер, судно, статус текущего этапа и последующее направление убытия, а также финансовые показатели и маржинальность перевозки.
Мультивалютные взаиморасчёты с перевозчиками в рамках одного клиентского заказа
Взаиморасчёты с морскими перевозчиками оформляются в юанях, а с клиентом – в рублях. Для этого в программе «БИТ.Экспедирование» настроена модель, при которой все документы и расчет с перевозчиком ведутся в юанях, а с заказчиком автоматически конвертируется в рубли. Курс валюты задается вручную на день оформления регламентных документов. Однако, при необходимости в программе можно задать правило ежедневной загрузки данных по курсу из интернета. Благодаря данному функционалу программы, экспедиторская компания упростила мультивалютные операции с перевозчиками и своими клиентами, исключая ручной расчет стоимости грузоперевозок.
Специалист Первого Бита обучил всех пользователей компании «Формула Логистики» и подготовил видеоинструкции для новых сотрудников.