Описание проекта
Каждая из компаний, входящих в ГК «Элмат», вела учет в отдельной бухгалтерской базе в программе 1С:Бухгалтерия КОРП. Процессы казначейства были автоматизированы частично: заявки на расходование денежных средств (покупка материалов, ремонт, реклама и прочее) все подразделения вручную вбивали в самописной системе «ОПТ», которая предназначается для производственного учета, и не рассчитана для бизнес-процессов казначейства и бухгалтерии.
Инициатор распечатывал заявку и лично подписывал ее по всей цепочке согласования: у руководителей, в бухгалтерии и только потом передавал в казначейство. Данный процесс занимал до двух рабочих дней и его было сложно проконтролировать: можно было распечатать заявку и миновать какую-нибудь подпись, в этом случае сотруднику приходилось заново все подписывать, либо в работу принималась заявка, не согласованная со всеми ответственными лицами. В итоге, все заявки попадали казначею, который также вручную проверял их на предмет соответствия бюджету и формировал платежные поручения.
Исполнение платежей не было привязано к заявке, в связи с чем необходимо было разносить факт в файлах Excel и план-факт бюджета движения денежных средств запаздывал минимум на сутки.
Прежде всего компания «Первый Бит» провела экспресс-обследование, чтобы проанализировать информационную архитектуру ГК «Элмат», составить перечень участков автоматизации и календарно-ресурсный план проекта. Необходимо было создать для работы единую базу, чтобы все данные по всем подразделениям были доступны в едином окне, что упростит сбор отчетности и контроль за движением денежных средств. Рассматривалось два варианта для информационной архитектуры:
- сделать систему на основе одной из существующих баз и с помощью БИТ:Адаптера синхронизировать справочники, обеспечить обмен данными между пятью базами компаний. Это увеличивало бы и стоимость проекта, и стоимость владения системы из-за необходимости обслуживания этих обменов;
- создать единую базу 1С:Бухгалтерия КОРП и перенести в нее базы всех предприятий ГК «Элмат». Для клиента это было бы трудоемким процессом на начальном этапе, т.к. в каждой базе были свои справочники и отсутствовала синхронизация НСИ, соответственно при переносе неизбежно пришлось бы исправлять ошибки.
Для реализации процессов бюджетирования и казначейства был предложен продукт БИТ.Финанс ПРОФ, функционал которого позволял осуществить основные требуемые бизнес-процессы: формирование и согласование бюджетов и заявок на расходование денежных средств, установку лимитов, формирование платежного календаря, план-фактный отчет бюджета движения денежных средств. 
Консолидация и аналитика потоков движения денежных средств
На момент старта проекта статьи движения денежных средств не соответствовали статьям управленческого учета, поэтому собирать факт бюджета движения денежных средств на основе бухгалтерских аналитик было невозможно, требовались ручные корректировки при формировании отчетов. В ходе совместной работы и согласования НСИ выполнялся совместный анализ финансовой структуры, удалось привести справочники Статьи оборотов, ДДС, БДДС к единообразию, их структурировали по видам деятельности: операционные, инвестиционные, финансовые и установили соответствия между статьями. Это позволило сократить трудозатраты сотрудников бухгалтерии на формирование платежных поручений и казначейства на формирование платежей.
Для компании спроектировали дополнительные аналитики типов потоков денежных средств: внешних и внутренних, чтобы в дальнейшем формировать консолидированный бюджет движения денежных средств по всей группе компаний ELMAT Group. Создан справочник центров финансовой ответственности, в который вошли все подразделения компаний, которые планируют свои бюджеты и формируют заявки на расходы (отдел снабжения, отдел маркетинга, транспортный отдел и т.д.).
Планирование и контроль исполнения бюджетов
Для формирования бюджетной структуры была сформирована и загружена в БИТ.Финанс матрица ответственности, позволяющая понять, какое подразделение отвечает за планирование, контроль и исполнение заявок по каждой статье. На основе данной матрицы были настроены формы ввода бюджетов и права пользователей. Раньше любой исполнитель из любого подразделения мог сделать заявку на расходование денежных средств по любой статье, подписать ее и передать в казначейство, из-за этого заявки могли дублироваться, создаваться некорректно, а главное – размывалась ответственность за исполнение бюджета.
Был формализован процесс согласования заявок на расходование денежных средств в виде единого алгоритма согласования. Это обеспечило прозрачность процесса согласования, возможность исполнителю видеть, на каком этапе находится выполнение его заявки. Для того, чтобы факт отражался в отчете, в том числе по операциям, не связанным с подачей заявок (комиссии банков, валютные комиссии и т.д.), были настроены правила трансляции. Важной проблемой было отражение курсовых разниц и сумм переоценки валюты, в том числе при обязательной продаже валютной выручки. Настройка правил предполагала проверку на этапе моделирования: изменение остатков денежных средств должно было равняться сальдо оборотов по бюджетам. Это снизило трудозатраты финансового отдела, т.к. раньше приходилось сводить отчеты вручную в Excel. Также сократились трудозатраты бухгалтерии, поскольку платежные поручения создавались автоматически на основании заявок.
Для построения платежного календаря планируемые поступления решено было создавать как на основании счетов на оплату, так и по графикам договорам. Прогнозы платежа было решено сделать методом трансляции из формы ввода оперативного бюджета. Ранее на предприятии была настроена нестандартная структура отчетов: выборочные показатели отражались в нескольких формах одновременно, бюджет движения денежных средств был разнесен на несколько отдельных таблиц. Специалисты Первого Бита с помощью компоновки данных в типовом отчете настроили формы план-фактного отчета бюджета движения денежных средств и платежного календаря были максимально приближенно к привычному для предприятия виду.
В ходе проекта обучили около 50 пользователей, осуществлено моделирование настроек системы в тестовой базе и перенос в рабочую базу, сопровождение на этапе запуска в опытно-промышленную эксплуатацию. На протяжении проекта предприятию оказывалась информационно-методологическая поддержка на основании опыта аналогичных проектов. Это позволило привести в соответствие методологию ГК «Элмат» с методологией БИТ.Финанс и осуществить внедрение без этапов проектирования и разработки.