Описание проекта
Ранее компания уже обращалась в «Первый Бит Казахстан». Команда офиса в Астане помогла выстроить IT-архитектуру компании, автоматизировала документооборот нескольких отделов, а также добавила инструменты для управленческой отчётности. В рамках второго этапа сотрудничества дирекция «Арнур Кредит» поручила специалистам организовать понятный и удобный конгресс-центр для принятия ключевых решений. В качестве точки А зафиксировали стихийное управление заседаниями, сложности в проведении голосований и отсутствие реестра мероприятий. Эксперты «Первого Бита» провели предпроектный аудит и согласовали следующие задачи:
автоматизировать управление повесткой заседания;
автоматизировать голосование участников;
автоматизировать подведение итогов голосования.
Проект реализовали на базе уже готовой системы «Битрикс24».
Автоматизация создания заседания и управления его повесткой
Для реализации этой задачи специалисты «Первого Бита» разработали специальный смарт-процесс, который значительно упрощает организацию деловых собраний. При создании заявки на заседание автоматически назначается ответственное лицо (секретарь) и формируется список участников. Секретарь получает уведомление с прямой ссылкой на вкладку повестки, где он может добавить темы для обсуждения, назначить докладчиков, указать время выступления, загрузить необходимые файлы, а также пригласить дополнительных участников. Также можно выбрать, будет ли проводиться общее голосование или по каждому вопросу. Все данные централизованно хранятся в системе. После утверждения повестки система рассылает информацию всем участникам, что обеспечивает прозрачность, точность и своевременность подготовки заседаний.
Автоматизация голосования
Автоматизация голосования позволяет упростить и структурировать процедуру принятия решений по вопросам заседания. По завершении обсуждения всех вопросов, система автоматически инициирует голосование по каждому пункту повестки. Участники заседания получают уведомления и могут проголосовать «за» или «против» предложенных вариантов прямо в своём компьютере. Все результаты голосования фиксируются в реестре мероприятий, который консолидирует данные, а также в финальном протоколе, доступном в карточке процесса. Такое решение практически исключает ручные ошибки, ускоряет консенсус, гарантирует прозрачность и доступность необходимой информации для последующего анализа и отчётности.
Подведение итогов и отчётность
Суть этой задачи в автоматизации документирования обсуждений и анализа результатов заседания. По завершении голосования система формирует протокол, который включает все принятые решения и результаты голосования по каждому вопросу повестки. Этот протокол сохраняется в карточке процесса, позже руководство и ответственные сотрудники могут просматривать документ. Вся информация также фиксируется в реестре, что позволяет систематизировать данные для последующего анализа и отчётности. Данный процесс помогает исключить ручные ошибки, обеспечить прозрачность принятия решений, упростить подготовку финальных актов.
Молдир Исмаилова, куратор проекта ТОО МФО «Арнур Кредит»
