Описание проекта
До старта проекта в институте все операции по приему абитуриентов, формированию нагрузки и составлению расписания осуществлялось вручную, что существенно замедляло рабочий процесс и способствовало возникновению ошибок. Данные в учетной системе отражались не оперативно, отсутствовала информация об актуальных и корректных данных обучающихся. В системе не было возможности автоматически проследить движение контингента обучающихся, успеваемость.
В связи с тем, что Краснодарский государственный институт культуры имеет специфические виды нагрузки, потребовалось усовершенствование системы формирования нагрузки и составления расписания. Для этого руководство вуза обратилось к ИТ-интегратору Первый Бит.В качестве оптимального решения был выбран 1С:Университет.
На базе новой системы были автоматизированы следующие бизнес-процессы:
Приемная кампания
- Подача абитуриентами заявлений осуществляется в режиме online через личный кабинет абитуриента на сайте института. Абитуриент авторизуется в личном кабинете с помощью механизма регистрации. В личном кабинете предусмотрена возможность прикрепления скан-копий документов, подача согласий на зачисление.
- Автоматическая обработка документов минимизировала вероятность ошибок и потери при работе приемной комиссии с документами поступающих. Это ускорило работу сотрудников, которые занимаются приемом.
- В системе формируется весь необходимый пакет документов для абитуриента (расписки, описи, анкета и т.д.).
- Результаты ЕГЭ по данным ФИС ГИА проверяются полуавтоматически.
- При формировании приказов о зачислении учитываются особые права поступающих (медаль, результаты олимпиад, целевое направление и пр.).
- Сотрудники института могут провести анализ данных об абитуриентах, поданных заявлениях и результатах вступительных испытаний.
- Сформирована выдача аналитики по абитуриентам и обучающимся.
- По зачисленным абитуриентам все личные данные появляются в системе автоматически.
- Настроенный механизм обмена с системой "Мудл" позволил проводить вступительные испытания дистанционно с передачей результатов и автоматическим формированием ведомостей.
Учебная часть
- Появилась возможность хранить и обрабатывать сведения о контингенте обучающихся, в том числе вести учет иностранных студентов, проводить контроль движения контингента студентов.
- Ведется учет базовых и рабочих учебных планов в соответствии с ФГОС ВО, ФГОС ВПО, ГОС.
- Обеспечено закрепление дисциплин учебного плана за кафедрами и подразделениями института.
- Ведется учет профилей в учебных планах и объемов нагрузки учебных планов в часах и ЗЕТ.
- Организованы проверки соответствия данных учебного плана заданным эталонным значениям и составление печатной формы протокола проверки.
- Обеспечено ведения учета по закреплению дисциплин по выбору за обучающимся.
- Появилась возможность копирования данных из одного учебного плана в другой (как одиночное, так и массовое копирование).
- Предоставлена возможность автоматической замены реквизитов документа "Учебный план" в соответствии с заданными условиями.
- Система помогает провести аудит учебных планов, выявить ошибки в данных студента (не назначен учебный план, забыли перевести на следующий курс, выдали диплом, но забыли отчислить и многое другое).
- Появилась возможность формирования и вывода на печать статистических, аналитических и списочных отчетных форм (списки по возрасту и полу, по военкоматам, по группам, по адресам и многое другое), формирование и вывод на печать формы ВПО.
- Организованы учет посещаемости и успеваемости, создание соответствующих печатных форм, возможность массового формирования и вывода на печать ведомостей успеваемости.
- Сводные данные успеваемости можно получить в целом и отдельно результаты каждой сессии. Есть возможность построить учебную карточку студента.
Формирование учебной нагрузки и составление расписания
Система обеспечивает автоматизированный расчет нагрузки, в том числе планирование и распределение основной и дополнительной нагрузки по подразделениям и преподавателям:
- хранение и обработка сведений о профессорско-преподавательском составе, анализ штатного состава подразделений;
- учет планируемого и фактического контингента при расчете нагрузки;
- учет закрепления дисциплин по выбору за обучающимися при расчете нагрузки;
- учет квалификационных требований;
- возможность настройки автоматического объединения и разделения контингента;
- возможность объединения и разделения контингента вручную;
- установка и проверка норм нагрузки сотрудников;
- формирование индивидуальных планов работы преподавателей с учетом учебной и внеучебной нагрузки;
- формирование планов работы кафедры с учетом учебной и внеучебной нагрузки;
- разработка карточек учебной нагрузки по преподавателям и кафедрам, ранее формируемых вручную.
В части составления расписания обеспечены удобный механизм составления расписания в виде конструктора, возможность составления расписания на конкретный период времени с последующим тиражированием, возможность добавления в расписание занятий не из распределений учебных поручений, подсказки пользователю и визуализация процесса составления расписания, контроль коллизий при составлении расписания, возможность учета предпочтений и ограничений проведения занятий (для дисциплин, аудиторий, преподавателей, учебных групп), составление расписания по преподавателю, по учебной группе и дисциплине, по аудитории, формирование соответствующей отчетности, анализ составленного расписания на выполнение требований и критериев.
