Описание проекта
Центр поддержки предпринимательства Калининградской области обратился в компанию «Первый Бит» Калининград за автоматизацией управленческого учета. Компании нужно было контролировать заявки на расходование денежных в разрезе графика платежей, автоматически формировать отчетность по региональному и федеральному бюджетам, составлять план-фактный анализ по договорам.
Ранее данная задача решалась на уровне статей учета затрат и статей движения денежных средств в рамках функционала «1С:Бухгалтерии» и «1С:Управление Микрофинансовой организацией и Кредитным потребительским кооперативом», но объемы поступающих данных стали слишком большими и функционала данных систем стало недостаточно.
Был необходим более гибкий инструмент, способный справиться с большими объёмами данных и с поставленными задачами. Нужно было более чётко вести учет смет доходов и расходов и контроль использования бюджетных средств, т.к. субсидии получают из бюджета, в связи с этим нужна постатейная детализация расходов на поддержку малого и среднего предпринимательства. Перечень возможных вариантов расходования средств и смет содержался в специальных документах – бюджетной росписи и соглашениях.
Специалистами компании «Первый Бит» Калининград была предложена программа БИТ.ФИНАНС.Проф.
В типовом функционале используются механизмы казначейства: настроен платежный календарь, настроено рабочее место визирования. Таким образом получен удобный инструмент оперативного планирования движения денежных средств. Также используются типовые отчеты: план-фактный анализ, план-фактный анализ по бюджету, обороты по статьям, отчет по бюджету – теперь нужную информацию можно получить нажатием нескольких кнопок.
Задачу по получению динамического отчета по способу финансирования в разрезе бюджетов (региональный или федеральный) по определенной форме Заказчика и по закрепленной организации реализовали внешним отчетом.
В дополнение к этому вывели дополнительные реквизиты в отчет: контрагент, дата, договора, номер платежного поручения, дата расхода. По форме это выглядит как план-фактный анализ, но, т.к. типовой отчет не отображал нужных данных, создали новый внешний отчет.
Специалисты отдела внедрения решили непростую задачу по настройке обмена данными с «1С:Бухгалтерией», а именно, платежными документами и документами движения денежных средств. В рамках этого обмена из БИТ.ФИНАНС отправлялись списания с расчетного счета и поступления на расчетный счет вместе с движениями. Добились того, чтобы в обеих базах была одинаковая оборотно-сальдовая ведомость, в том числе с отображением всех ручных корректировок и бухгалтерских проводок. С учётом разрезов контроля бюджета, проектов/соглашений, сохранили правильность контроля заявок и дополнительных условий.
Была произведена тонкая настройка доступов и разграничение прав: для каждого пользователя настроены определенные ЦФО и статьи, которые можно просматривать и редактировать.
