Автоматизация бюджетирования и сбора фактических данных привела к повышению продуктивности финансового подразделения в 2 раза

Описание проекта

Управленческий учет велся в программе Excel в объемных таблицах, плановые данные собирались вручную из отдельных файлов, фактические данные собирались из данных бухгалтерского учета, 1С:УТ, 1С:ЗУП, BI-системы путем ручного ввода в таблицы. Также использовался БИТ.ФИНАНС исключительно в функциональности казначейства.

В сложившейся ситуации были очень высокие трудозатраты сотрудников Финансового департамента (финансового директора и финансового контроллера) на подготовку планов PL (БДР), CashFlow (БДДС), Balance Sheet (ББЛ) и, как следствие, это приводило к длительному периоду сбора и подготовки данных и отчетов.

Автоматизация процессов и инструментов бюджетного планирования, а также полная автоматизация сбора фактических данных по нескольким источникам являлась органичным продолжением начатого процесса автоматизации управленческого учета с помощью БИТ.ФИНАНС. Развитие системы было решено поручить проверенной проектной команде «Первого Бита» в Санкт-Петербурге.

Для решения задач проекта была проведена системная адаптация методологии управленческого учета и доработка конфигурации БИТ.Финанс.

Этапы проекта:

1. Бюджетное планирование.
2. Сбор факта по множеству источников.
3. Нетиповое закрытие периодов в управленческом учете.

В ходе проекта командой Первого Бита были реализованы уникальные доработки:

• Автоматический расчет амортизации для плановых данных управленческого учета на основании данных полученных источниками данных из регламентированного учета. Это привело к существенному облегчению планирования амортизации в управленческом учете.
• В состав источников факта, наряду с оперативной базой (1С:УТ) и базой регламентированного учета (1С:Бухгалтерия) был добавлен уникальный источник BI-системы, в который заказчик уже собирал необходимую информацию, такую как данные оперативного планирования и трансформированный факт по оперативному учету.
• В качестве расширения функциональности БИТ.Финанс реализовано гибкое сторнирование условных начислений (Accruals) по дате фактического поступления первичной документации. Также был реализован подробный учет неотсторнированных Accruals.
• Реализована уникальная схема двойного закрытия периодов управленческого учета в рамках календарного года.