Описание проекта
Ранее сотрудники «Алма ТВ» работали в старых версиях программ «1С:Бухгалтерия 1.5.8» и «Зарплата и управление персоналом 1.1.12». Системы не поддерживались и не соответствовали новым требованиям законодательства, поскольку не обновлялись.
Не было возможности отправить ЭСФ из 1С, подключить работу с товарами Виртуального склада и выписывать СНТ.
Учет велся в двух разных базах, ведение двух юридических лиц приводило к дополнительным финансовым затратам по сопровождению и обслуживанию.
Также были и другие трудности. В компании «Алма ТВ» свыше 1 млн. наименований основных средств в обороте. Итого справочник содержит около 7 млн. номенклатурных единиц. Это телекоммуникационное оборудование: коммутаторы, модемы, серверы, маршрутизаторы, видеопанели, системы удаленного контроля, точки доступа Wi-Fi, медиаконвекторы, мультиплексоры, радиомосты, контроллеры и др. Необходимо было вести расчет амортизации по переоцененным основным средствам за все периоды. Так как учет основных средств велся в нетиповом документе, требовалась доработка в новой программе с учетом требований компании.
При выполнении задач разными филиалами по прокладке телекоммуникационных сетей в «АлмаТел Казахстан» необходимо производить передачу основных средств по филиалам. Ранее файл переноса ОС был внешним документом, и его выгрузка происходила в Excel. В среднем в компании файл содержит до тысячи строк. Затем филиал загружал данные в систему 1С и после этого формировались проводки. Если возникала ошибка, приходилось удалять старые операции и загружать все заново. Процесс был трудоемким и занимал большое количество времени.
Центром финансовой ответственности в компании является головной офис. Необходима была доработка, которая позволила бы переводить средства, погашать задолженность и внутри филиалов, и в головном офисе. Так как филиалы приобретают по своей потребности оборудование или услуги, образуется задолженность перед поставщиком, далее головной офис оплачивает и закрывает долг в филиале.
Также необходим был прямой обмен между биллинговой системой и базой «Склад» с целью сокращения трудозатрат на перенос и дублирование данных во всех подсистемах компании.
Размер базы данных составлял 160 Гб, его было тяжело и долго обновлять. Подготовка обновлений к текущей доработанной базе и сам процесс обновлений занимал несколько суток.
В целом, система, в которой работали сотрудники, была снята с поддержки, не было обновлений. Так образовалось свыше 10 пропущенных релизов. Актуализировать программы с учетом объема базы и пропущенных обновлений требовало большого количества времени и ручного труда программистов.
Чтобы решить все накопившиеся проблемы, компания «АлмаТел Казахстан» решила обратиться к опытному ИТ-интегратору – Первому Биту. Оценив ситуацию, специалисты предложили:
- осуществить переход на актуальные версии программ;
- смоделировать необходимые процессы в новых версиях;
- доработать системы под требования заказчика;
- выполнить перенос данных в новую базу;
- настроить обмен с ИС ЭСФ;
- настроить учет;
- провести обучение сотрудников работе в программах и т.д.
Далее – выполнить интеграцию с банк-клиентом, чтобы можно было отправлять документы в банк и получать их непосредственно из программ «1С» при помощи одной кнопки.
В ходе проекта специалисты Первого Бита:- выполнили переход на 1С:Бухгалтерия для Казахстана ред.3.0. и 1С:ЗУП для Казахстана ред.3.1;
- объединили базы головной и дочерней компании в одно информационное поле;
- настроили интеграцию между 1С и биллинговой системой;
- осуществили перенос остатков по основным средствам: товарно-материальным ценностям, денежным средствам, данным по сотрудникам и др;
- настроили обмен с ИС ЭСФ;
- данные по переоценкам перенесли сначала в тестовую базу, потом в рабочую базу. За предыдущий год разность итогов перенесли в виде отдельной операции;
- выполнили доработку «Автоматизация передачи ОС между филиалами». Теперь весь процесс происходит внутри 1С. Один филиал создает передачу ОС, второй видит передачу и проводит ее в 1С;
- автоматизировали перевод денежных средств внутри Акционерного общества. Все операции проводятся с согласования ответственного лица, визирования в 1С;
- автоматизирована передача задолженности между филиалами и головным офисом;
- выполнили настройку банк-клиента в новых версиях обслуживающих банков;
- ключевые релизы перенесли в новую базу, сейчас она составляет 30 гб. При этом 1 релиз обновления базы занимает до 2- х часов.
Благодаря настроенному обмену, документ по начислению услуг по договору ГПХ передается из 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерия для Казахстана для удобства работы.
Услуги оказанные в рамках договора ГПХ в 1С ЗУП отражаются документом «Поступление ТМЗ и услуг».
В рамках проекта эксперты провели обучение с пользователями по работе в программах в ЗУП 3.1 и в 1С:Бухгалтерия для Казахстана 8.3, так как функционал и интерфейс новых программ кардинально отличается от старых. Показали, как управлять финансовой мотивацией персонала (KPI) и планировать расходы на персонал, вести их учет и отражение в общих расходах предприятия, а также обучили как вести складской учет, ТМЦ и ОС в 1С:Бухгалтерия для Казахстана.
Мы работали в старых релизах, снятых с поддержки, обновления требовали большого количества времени, нагрузки на персонал и приводили к прерыванию процессов. Приходилось очень много делать вручную.
Еще у нас специфичный учет основных средств в компании. Чтобы соответствовать требованиям все документы прошли определенную доработку.
Мы рассматривали разные решения, но в итоге решили сохранить важные данные. Перенесли историю в новые программы соответствующие законодательству Казахстана.
Рады завершению проекта, выражаем благодарность всей команде Первого Бита.
Ануар Жилкибагаров, директор по информационным технологиям, АО «АлмаТел Казахстан»,
