Описание проекта
Ранее компания использовала «1С:Документооборот 2.1». За годы работы компании производственная база достаточно сильно обросла различными внутренними процессами и документами. В том числе хранилась та документация, которая уже не использовалась – неактуальные шаблоны, макеты, бланки и т.д. Это мешало и путало при работе с актуальными основными процессами. Поэтому заказчик принял решение перейти на обновлённую версию «1С:Документооборот 3.0», а также оптимизировать уже выстроенные процессы и перенести в новую базу только то, что необходимо для работы в настоящее время.
Специалистами «Первого Бита» был предложен вариант перезапуска именно на новую конфигурацию документооборота, а не переход с миграцией данных. В случае миграции перенеслись бы все документы и процессы, в том числе ненужные. На старой версии было настроено более 50 типов документов, но по факту Заказчику требовалось только ведение 7 основных бизнес-процессов.
В рамках перезапуска стояла задача оптимизировать переносимые процессы с учётом нового функционала конфигурации и изменённого маршрута за годы работы с ним.
Процесс начинался с анализа старой документационной базы и выделения тех файлов, которые будут переноситься в новую конфигурацию.
Компании был предоставлен поэтапный план внедрения программы «1С:Документооборот 3.0.» с полным описанием каждого блока.
В ходе реализации плана специалисты «Первого Бита» выполнили следующие работы:
- Настройка основных бизнес-процессов компании в «1С:Документооборот 3.0». Оптимизация уже существующих бизнес-процессов. Настройка основного функционала «1С:Документооборот 3.0»;
- Перенос предыдущих программных доработок из старой версии 2.1 в новый «1С:Документооборот 3.0»;
- Настройка интеграции между «1С:ERP Управление холдингом» и «1С:Документооборот 3.0». Настройка правил интеграции по основным бизнес-процессам;
- Завершение всех ранее запущенных процессов в «1С:Документооборот 2.1». Переход на интеграцию между «1С:ERP Управление холдингом» и «1С:Документооборот 3.0».
Все работы по оптимизации затронули следующие бизнес-процессы холдинга:
- Согласование дизайн-макетов упаковок молочной продукции;
- Согласование договоров маркетинга;
- Подготовка и согласование доверенностей – этот процесс появился в ходе работы по другим процессам. Потребовалось полностью выстроить процесс с нуля, настроить шаблоны, создать дополнительные реквизиты для автоматического заполнения файлов;
- Согласование заявки на ТМА – документа из «1С:ERP Управление холдингом».
Важной частью переноса доработок из старой конфигурации стали задачи:
- Сканирование документов – клиент пользовался функционалом сканирования и распознавания документов. Нужно было провести бесшовную интеграцию и проверить работу сканирования на новых системах. Реализована механика, когда документ после сканирования автоматически падает в нужную папку в документообороте через штрих-кодирование с отметкой в «1С:ERP»;
- Заявки на обработку НСИ – доработали механику, когда на почту приходит письмо-заявка от сотрудника, и на основании этого письма создается задача в документообороте. Таким образом организовывалась поддержка, HelpDesk в части работы с НСИ.
Параллельно с модернизацией документооборота компания самостоятельно перешла на «1С:ERP Управление холдингом». Поэтому важно было сохранить интеграцию между новой «1С:ERP» и новым «1С:Документооборотом» и определить конкретный момент, когда можно отключать синхронизацию со старыми базами.
Компания Заказчика создала в «1С:ERP» новый внутренний документ «Заявка на ТМА». Из-за большого объёма этого документа необходимо было провести отдельные работы по его интеграции. Требовалось, чтобы в документообороте по кнопке запускалось согласование, а затем «Заявка на ТМА» возвращалась назад в «1С:ERP» со статусом «согласовано».
Также были проработаны права доступа на основе подготовленной матрицы. Специалисты «Первого БИТа» консультировали сотрудников Заказчика по основным вопросам, а затем перенесли все права в «1С:Документооборот 3.0» для дальнейшей работы. Часть работ по настройке синхронизации Заказчик забирал на себя.
Теперь компании доступны частые актуальные обновления системы документооборота, которые позволяют сразу использовать новые фишки функционала от разработчиков. Заказчик имеет понятный и удобный интерфейс программы в новой редакции для работы с документами в рамках «одного окна», где можно сразу отслеживать и сдавать этапы обработки документов без переключения по закладкам.
По итогам перехода на новую конфигурацию «1С:Документооборот КОРП 3.0» с помощью нового функционала компания смогла отладить процессы и ускорить обработку договоров и макетов продукции, получить удобный механизм быстрой обработки и согласования доверенностей, выстроить и использовать более современные механизмы защиты данных, встроенных в новую конфигурацию.
