БИТ.Дополнительное
профессиональное образование

• БИТ.ВУЗ.Дополнительное профессиональное образование

Цели и задачи проекта

1. Повысить лояльность клиентов через более качественное и оперативное обслуживание, а также с помощью системы скидок.
2. Контролировать эффективность учебных программ за счёт мониторинга посещаемости занятий и успеваемости учащихся.
3. Повысить прибыли за счёт возросшей общей производительности учебного центра

Описание

Учебно-методический центр «Профессионалы фитнеса» в своей деятельности постоянно сталкивается с необходимостью обрабатывать большие объёмы данных по клиентам, преподавателям и учебным программам. По мере того как росло количество обучающихся, контролировать их активность и успехи становилось всё сложнее. Это приводило к снижению скорости обслуживания, а также повышало риск ошибок и неточностей при ведении клиентской базы. Чтобы изменить ситуацию, руководство центра обратилось к системному интегратору «Первый БИТ» за услугами комплексной автоматизации учёта.

Специалистами «Первого БИТа» был разработан гибкий механизм персональной скидки, который позволил указывать, какие скидки действуют на тот или иной набор программ. Таким образом, узнать о доступных скидках клиент может ещё на этапе заключения договора. Но этим возможности механизма не ограничиваются: его можно настроить для реагирования на любые события в системе. Например, он позволяет автоматически начислять фиксированную скидку по окончании обучения или при выборе дополнительных курсов. Также предусмотрена возможность вручную начислять любому клиенту скидку желаемого размера.

Для учёта посещаемости занятий и успеваемости слушателей был разработан дополнительный функционал, который значительно упростил ведение журнала посещений и позволил регистрировать в системе попытки сдачи экзаменов.

Средствами системы «БИТ.ВУЗ.Дополнительное профессиональное образование» обеспечено автоматическое формирование учебной и финансовой отчетности, а также приказов, ведомостей, форм диплома, приложений к диплому и других документов.

Специалисты компании «Первый БИТ» также провели интеграцию системы учёта с интернет-порталом клиента, что позволило организовать простой доступ к данным слушателей самим слушателям и преподавателям.

Результаты проекта

1. Ускорена обработка данных по каждому обучающемуся.
2. Формирование сводных отчётов по обучающимся сократилось с трёх рабочих дней до 10 минут.
3. Обеспечен контроль целостности и однозначности вводимых данных.
4. Внедрена автоматическая система расчёта и начисления скидок.
5. Автоматизировано формирование приказов о зачислении учащихся.
6. Упрощён контроль посещаемости и успеваемости.
7. Создана система управления выдачей членских карт.

• БИТ.ВУЗ.Дополнительное профессиональное образование

Цели и задачи проекта

1. Повысить лояльность обучающихся через более качественное и оперативное обслуживание.
2. Контролировать эффективность учебных программ за счет мониторинга посещаемости занятий и успеваемости учащихся.
3. Обеспечить своевременную сдачу отчетности в проверяющие органы.
4. Обеспечить своевременную сдачу отчетности в проверяющие органы.

Описание

До внедрения "БИТ.ВУЗ.Дополнительное профессиональное образование" сотрудники Сеченовского Университета вели учет вручную. Из-за этого задачи выполнялись медленнее и возникали ошибки, связанные с человеческим фактором, которые приходилось выверять вручную. Кроме того, не было возможности своевременно оперативно формировать необходимые регламентированные отчеты и получать отчеты о деятельности Института.

Учреждение нуждалось в эффективном и современном решении, которое обеспечило бы качественный учет и оперативное формирование отчетности, а также повысило бы качество проводимого обучения.

В качестве оптимального решения руководство Сеченовского Университета выбрало систему БИТ.ВУЗ.Дополнительное профессиональное образование, разработанную с учетом потребностей учреждений дополнительного профессионального образования. Проект автоматизации был выполнен командой Первого Бита.

Специалисты компании-интегратора установили и настроили новое программное обеспечение на 25 рабочих местах. Дополнительно были разработаны печатные формы договора об образовании, приказов о зачислении, отчислении и обеспечен контроль взаиморасчетов с обучающимися.

Результаты проекта

1. В несколько раз сокращено время и затраты труда на формирование печатных форм приказов.
2. Налажен эффективный учет обучающихся.
3. Обеспечено надежное хранение и быстрый поиск учетной информации.
4. Улучшилось взаимодействие между отделами Института профессионального образования и высшего образования за счет интеграции БИТ.ВУЗ.ДПО в уже существующую систему управления вузом. За счет использования общих карточек физических лиц сотрудники Института профессионального образования могут оперативно получить данные об обучении слушателей на программах высшего образования Сеченовского Университета.
5. Сотрудники Института профессионального образования планомерно и без лишних трудозатрат подготовили отчет 1-ПК.
6. Появилась возможность загрузки слушателей группой из заранее сформированного файла и автоматического формирования для них приказа на зачисление. Персональные данные проходят автоматическую проверку, что сводит к минимуму возможные ошибки.
7. Благодаря автоматическому получению данных из ЕГРЮЛ и ЕГРИП у сотрудников дополнительного профессионального образования появилась возможность оперативно получить данные о работодателе слушателя, указав только ИНН организации.
8. Автоматизированы взаиморасчеты со слушателями курсов. Бухгалтерия автоматически получает информацию о заключенных договорах с обучающимися, а сотрудники Института профессионального образования могут увидеть поступившие платежи непосредственно в карточке договора.
9. Обеспечен контроль финансовой задолженности по договорам. Решены сложности с учетом должников по оплатам за обучение.
10. Автоматически выдается полный пакет документов по слушателю: договор, счет и акт приема оказания услуг.
11. Институт профессионального образования Сеченовского Университета обеспечен инструментом для выдачи итоговых документов слушателям.
12. Исключен повторный ввод данных и ошибки, связанные с человеческим фактором.

• БИТ.ВУЗ.Дополнительное профессиональное образование

Цели и задачи проекта

Главной целью проекта было сокращение затрат труда и времени на ведение учета. Требовалось:

1. обеспечить эффективный учет обучающихся;
2. минимизировать ошибки, связанные с ручным вводом данных и человеческим фактором;
3. ускорить получение печатных форм;
4. наладить получение управленческой отчетности.

Описание

Специалисты ФАУ ДПО ИПКЛХ вели учет обучающихся и формировали документацию в устаревшей автоматизированной системе. Такая организация работы, необходимость повторного ввода данных и неприспособленность программного обеспечения для полноценного учета замедляли выполнение задач и становились причиной ошибок, связанных с человеческим фактором. Кроме того, не было возможности оперативно получать отчеты о деятельности Института.

Учреждение нуждалось в эффективном и современном решении, которое обеспечило бы качественный учет и оперативное формирование отчетности. В качестве оптимального решения руководство Института выбрало систему БИТ.ВУЗ.Дополнительное профессиональное образование, разработанную с учетом потребностей учреждений дополнительного профессионального образования. Проект автоматизации был поручен компании «Первый Бит».

Специалисты компании-интегратора установили и настроили новое программное обеспечение на 5 рабочих местах в экономическом и учебном отделах Института. Были разработаны печатные формы заявления на обучение, договора об образовании, ведомости промежуточной аттестации, приказов о зачислении, отчислении, допуске к итоговой аттестации и другие.

Обеспечено быстрое внесение информации в базу, исключена необходимость повторного ввода. Минимизированы ошибки, связанные с человеческим фактором. Существенно сокращено время, затрачиваемое на формирование печатных документов и получение отчетности.

С целью учета обучающихся разработана печатная форма учебной карточки слушателя. Ее использование позволило ускорить учет договоров и формирование приказов по движению контингента, отслеживать оплату, создавать учебные планы и получать ведомости по сдаваемым дисциплинам.

Результаты проекта

1. Ускорено получение отчетности по обучающимся в разрезе заказчиков, федеральных округов, субъектов РФ и источников финансирования.
2. В несколько раз сокращено время и затраты труда на формирование печатных документов: заявлений, приказов, учебных планов и протоколов итоговой аттестации.
3. Налажен эффективный учет обучающихся.
4. Обеспечено надежное хранение и быстрый поиск учетной информации.
5. Исключен повторный ввод данных и ошибки, связанные с человеческим фактором.