БИТ:Управление задолженностью

Первоочередно было проведено перенесение из текущей системы в “БИТ.Управление задолженностью” следующих данных: информация о должниках, кредитных договорах, история предыдущей работы, информация об актуальных суммах задолженности, об операциях погашения и прощения долга и вся электронная документация по кредитным договорам и должникам.

С учетом пожеланий заказчика был разработан индивидуальный интерфейс карточки должника и кредитного договора с выведением количества состоявшихся контактов. Были настроены типы и результаты мероприятий, интерфейс карточки мероприятий. Контроль сроков выполнения сотрудником мероприятий по должнику был реализован с учетом производственного графика организации.

Коллекторскому агентству “Пойдем” были созданы справочники: “Города”, “Дирекции”, “Суды”, “Политики списания”.

Также по проекту было настроено распределение кредитных договоров на досудебной и судебной стадиях производства, исполнительного производства и правопреемства.

В рамках списания задолженности при поступлении платежа были настроены приоритеты.

Во время реализации проекта была проведена интеграция “БИТ.Управление задолженностью” с “1С:Бухгалтерия”. Был настроен обмен платежных поручений по оплате Госпошлины, отражение и поступление оплат от должников, отражение учета стоимости переуступки прав требования, проводки начисления Госпошлины, проводки по операциям покупки кредитных договоров и корректировки поступления платежа. Для отчетности был настроен учет 2НДФЛ по должникам при операциях прощения долга.

С целью фиксации даты и суммы прощения долга по конкретному должнику в программе был создан новый документ “Соглашение о прощении долга”.

Исходя из пожеланий заказчика была создана процедура расчета госпошлины и автоматическое формирование печатных форм, например, “Доверенность”, Платежное поручение”, “Жалобы”, “Заявление в РОСП”, “Заявление о ходе ИП”, “Гарантийное письмо” , «Справка о погашении задолженности», «Справка для суда», «Заявление на выдачу дубликата исполнительного листа», «Заявление в суд о смене стороны взыскания», «Дополнительное соглашение о прощении», «Включение в реестр кредитов при банкротстве». Согласно созданному в “БИТ.Управление задолженностью” механизму, печатные формы проходили этап согласования с делопроизводителем.

С целью автоматизации процессов судебной стадии были реализованы карты маршрутов Бизнес-процессов: “Судебное производство”, “Правопреемство”, “Исполнительное производство”, “Соглашение о прощении”, “Гарантийное письмо”, “Получение дубликата судебных документов”. Для всех схем маршрутов была настроена функция по проверки прикрепления необходимых документов.

Интеграция с порталом ФССП дала возможность получать сведения об исполнительных производствах, находящихся в работе, в автономном режиме.

Гибко настроенные права доступа для каждого сотрудника в зависимости от его должности обеспечили гарантированную конфиденциальности информации коллекторского агентства “Пойдем”.

Обучение пользователей по работе в программе было проведено удаленно по видеосвязи, с написанием краткой видео-инструкции.

Первостепенной задачей коллекторского агентства “РМК Коллектинг” являлось вступление в реестр коллекторских агентств ФССП.

Уникальностью данного внедрения является то, что система “БИТ.Управление задолженностью” агентством используется в облачной версии, что позволяет избежать затраты на содержание серверного оборудования и системного администратора, так как эти услуги комплексно предоставляются специалистами компании “Первый Бит”. До внедрения программного продукта коллекторское агентство вело учет должников в программе MS Excel, что создавало сотрудникам неудобство из-за ограниченных возможностей программы.

Для автоматизации soft-collection была реализована “IP-телефония”, основой которой является программный продукт “БИТ.АТС”, где прописываются схемы обработки звонков, и БИТ.Phone. Благодаря настроенной БИТ.АТС входящий звонок от должника автоматически перенаправляется на закрепленного менеджера, что обеспечивает отсутствие загрузки линии входящих звонков. Для автоматизации телефонии было внедрено решение “БИТ.Phone” - это программный софтфон, интегрированный в “БИТ.Управление задолженностью”, который записывает разговоры и автоматически создает события в учетной системе. Благодаря “IP-телефонии” был настроен автообзвон и SMS-информирование по должникам, которые попали в группу “Неконтактные”.

Коллекторское агентство “РМК Коллектинг” отметило быструю и своевременную обратную связь сотрудников компании “Первый Бит” и гибкость в настройке функционала системы под требования агентства.

До 2019 года в работе с просроченной задолженностью использовался исключительно MS Excel. На тот момент объем задолженности состоял из 200 должников, по которым готовились приказы и просуживались раз в полгода. Однако, с ростом долговых обязательств до 50.000 MS Excel, как инструмент для работы перестал справляться со своей задачей. MS Excel стал значительно медленнее работать, перестал давать возможность работать нескольким пользователям одновременно, поиск информации внутри документа стал практически невозможным. Ситуация усложнялась тем, что долги из сферы ЖКХ являются динамичными - каждый месяц идут начисления, перерасчеты, кто то оплатил часть долга, кто то разделил долг и вся эта информация должна фиксироваться. Без программного обеспечения с такими объемами работать было невозможно.

При выборе программы очень важным критерием для нас была гибкость программы, возможность быстро добавлять и менять необходимые блоки. В начале сотрудничества специалист компании “Первый Бит” показал готовую программу для взыскания «БИТ.Управление задолженностью» и мы совместно адаптировали ее под учет Лицевых Счетов и наши индивидуальные потребности. Мы, как могли, высказывали требования, а программисты Первого Бита делали продукт - что то по ходу проекта менялось, что то дорабатывалось. В итоге мы получили оперативный отклик на наши потребности и получили те функции, которые нам требовались. Главной причиной выбрать “Первый Бит” был опыт на рынке и 100% уверенность в том, что компания не лопнет, как мыльный пузырь. Крупная компания предполагает уверенность в том, что всегда найдется специалист, который сможет выполнить необходимые нам работы, это нам дает уверенность в завтрашней работоспособности системы. На данный момент могу сказать, что все наши ожидания оправдались.

Шумская Елена Федоровна, руководитель юридической службы

Что дала автоматизация?

Программа “БИТ.Управление задолженностью” стала эффективным инструментом для хранения и учета данных по всем лицевым счетам, в которых есть оперативный доступ к информации о текущей задолженности и истории просуженных периодов (например, Госпошлине, основному долгу и т.д.). Важной для Заказчика функцией является возможность вести архив юридических документов.

Получение подробной информации по всем денежным поступлениям помогает избегать спорных вопросов с населением и ускоряет предоставление отчетности в государственные органы.

Упростилась работа с должником, благодаря быстрому поиску информации в системе.

Со слов Заказчика, без программного обеспечения компания не справилась бы с такими объемами долгов, они бы вышли за сроки исковой данности и следовательно потеряли свою стоимость.

Сейчас у Заказчика ведется работа с 50.000 долговыми обязательствами в программном обеспечении, по которым есть судебные акты и ведется работа с приставами. Каждое действие в рамках взыскания фиксируется в программе.

“БИТ.Управление задолженностью” стала очень полезным инструментом учета всей документации, связанной с судебными и исполнительными решениями. С помощью программы было взыскано порядка 200 млн рублей, было отправлено почти 8000 судебных приказов по 8000 долговым обязательствам.

Коллекторскому агентству “Акс Финанс Консолидейшн” необходимо было вступить в государственный реестр коллекторских агентств и осуществлять профессиональную деятельность в соответствии с ФЗ-230. Предприятие нуждалось в использовании программного обеспечения, которое упростит контроль бизнес-процессов, повысит эффективность сотрудников отдела по взысканию просроченной задолженности и будет соответствовать требованиям приказа ФССП №825.

В ходе проекта была внедрена функция по созданию конкретных, заданных руководством мероприятий по работе с тем или иным должником, что значительно сократило работу сотрудников и повысило контроль за работой отдела досудебного взыскания просроченной задолженности агентства “Акс Финанс Консолидейшн”. К мероприятиям был создан блок данных, состоящий из информации о должниках и их текущей просроченной задолженности, контактной информации и инструкции по выполнению конкретного мероприятия.

По окончанию основных работ по внедрению системы было успешно проведено обучение сотрудников ООО “Акс Финанс Консолидейшн” по работе в программном продукте.

Коллекторское агентство вело свою профессиональную деятельность в программе MS Excel и из-за большого потока должников нельзя было делать выборку по необходимым критериям, информация терялась и заносилась несоответствующим образом. Руководство нуждалось в ограничении прав доступа к делам, чтобы сотрудники работали с той информацией, которое соответствует их профессиональным обязанностям.

Руководителем коллекторского агентства было отмечено значительное ускорение и улучшение работы благодаря рабочему столу, карточке клиента, где видна вся необходимая информация по клиенту.

Успешно был внедрен механизм по массовому созданию документов на подачу в суд претензий, исковых заявлений, проработка судебной стадии взыскания задолженности стала быстрее и удобнее. Сократилось время на поиск информации об изменениях статуса дел с помощью выборки.

Также по проекту был внедрен функционал интеграции с сервисом ФССП, помощью которого обновленный статус по исполнительному производству отражается в программе. Также “Кредит Консалт” смогли получить открытые данные об исполнительных производствах физического лица из портала Федеральной службы судебных приставов.

Отдел по работе с просроченной задолженностью группы компаний «Пять капиталов» работал с использованием MS Outlook и Microsoft Exchange Server. В программных продуктах велась база данных должников и долговых обязательств. Для SMS-информирования клиентов использовалась отдельная программа, а печатные документы (претензионные письма, уведомления, исковые заявления, жалобы) создавались в MS Excel. С помощью электронных таблиц формировались и управленческие отчеты.

Большое количество ручной работы, невозможность разграничения доступа к информации, отсутствие надежного контроля за соблюдением регламента работ делали такую организацию труда неудобной. Из-за необходимости повторного ввода данных в разные программы возрастал риск ошибок и неточностей, связанных с человеческим фактором. Предприятию требовалось программное обеспечение, которое помогло бы поднять эффективность всех бизнес-процессов подразделения и обеспечило надежный контроль за ними. Кроме того, необходимо было наладить расчет заработной платы сотрудникам в соответствии с выработкой (сдельная оплата труда).

Благодаря удобной системе контроля за исполнением задач руководство имеет возможность постоянно отслеживать все стадии работы, оперативно выявлять просроченные задачи, получать аналитические отчеты в различных разрезах и оценивать эффективность работы специалистов.

До 2017 года работа с просроченной задолженностью велась в MS Excel. Данный инструмент тяжело поддавался проверки, корректной работе с большими массивами данных и совершенно не давал возможности работать сразу нескольким сотрудникам одновременно. На решение автоматизировать процесс взыскания повлияла существенная доля ошибок в MS Excel. Заказчику был необходим инструмент, который сократит ручной трудоемкий труд и позволит организовать процессы в организации.

“Почему мы выбрали именно “БИТ.Управление задолженностью” от компании “Первый Бит”? Потому что данная система имеет возможность настройки под индивидуальные требования Заказчика; обеспечивает одновременную работу нескольких сотрудников с единым массивом информации; позволяет организовать интеграцию с внешними системами с использованием современных технологий; платформа 1С аналогична платформам, которые уже используются в Банке (кадровый учет и АХД) и наш внутренний разработчик был в состоянии поддерживать “БИТ,Управление задолженностью”; программа от компании “Первый Бит” имеет открытый код и позволяет собственными силами делать доработки; последним критерием выбора была приятная цена. Из этого набора факторов было принято решение о преобретение и внедрении силами поставщика 1Сбит программного продукта “БИТ.Управление задолженностью”.”
- Буркалёв Николай Николаевич, Начальник управления развития и сопровождения программного обеспечения ДИТ

Цель автоматизации – централизованное управление большим массивом информации существующей задолженностью наших клиентов; единая точка входа для всех сотрудников; оперативное составление отчётности и отслеживание внутренних показателей; закрепление различных видов задач в разрезе сотрудников, что позволило производить оценку загрузки каждого сотрудника. Как следствие – повышение производительности коллектива.

“Сейчас мы завершаем последний этап внедрения новой версии программы. Появился функционал, которого нам очень не хватало - функционал по исполнительному производству в привязке к конкретному клиенту. Все ожидания на момент покупки были нами озвучены и мы, совместно со специалистами компании “Первый Бит”, успешно их выполним. Сейчас механизмы автоматизации повышают эффективность работы сотрудников и высвобождают человекочасы.”
- Буркалёв Николай Николаевич, Начальник управления развития и сопровождения программного обеспечения ДИТ

Ранее работа с просроченной задолженностью велась в MS Excel. Функционал этой программы не позволял работать одновременно нескольким сотрудникам. Была большая вероятность потери данных и проведенной работы. Кроме того, у MS Excel нет возможности пакетной обработки типовых задач, что увеличивает время работы с каждым кейсом. Также в данном инструменте не реализован функционал постановки и контроля задач.

Ранее компания «Центр-Инвест» уже приобрела конфигурацию программы «БИТ.Управление задолженностью», но не использовала ее в работе. Оценив рынок ИТ-решений, представители компании остановили свой выбор уже на имеющейся программе, а для ее запуска обратились к разработчику – в компанию «Первый Бит».

Специалисты «Первого Бита» провели работы по автоматизации бизнес-процессов компании на всех стадиях, от перехода должника из стадии на стадию до массового завершения мероприятий по судебной стадии, что позволило повысить уровень эффективности работы. Также настроили интеграцию с важными внешними сервисами, такими как ФССП, почта России и другие, которые расширили возможности для управления задолженностями. Настроили систему для автоматического создания документов, которая обеспечила ускоренную обработку документации без потери качества. Подключили внешнюю телефонию для выполнения массовых звонков и автоматической записи разговоров с клиентами, что позволило сотрудникам эффективнее управлять своим временем и лучше отслеживать результаты коммуникации с должниками.

До внедрения в компании сотрудники могли обрабатывать не больше 100 исполнительных производств в день, сейчас нагрузка на сотрудников увеличилась в 10 раз, и сотрудники уже могут обрабатывать до 1000 производств в день.
Внедрение программы «БИТ.Управление задолженностью» позволило быстрее и эффективнее работать с должниками и активно развивать систему, используя внутри компании внедренные дополнительные инструменты и инновации.

До внедрения программы «БИТ.Управление задолженностью», коллекторское агентство «Севинком» полностью вело свою деятельность в программе, предназначенной для микрофинансовых организаций, удобной для выдачи займов, но не решающей комплексных задач. Много информации хранилось в сводных таблицах Excel.

Компания искала решение, специально созданное для коллекторских агентств, соответствующее требованиям законодательства, удобное в использовании и подходящее для быстрой и массовой работы с документами на стадии судебного и исполнительного производства. Программа «БИТ.Управление задолженностью» идеально соответствовала этим требованиям.

В начале проекта был произведен перенос информации из текущей информационной системы в «БИТ.Управление задолженностью»: выгрузка судебных дел, данных по договорам, проведенным мероприятиям (процессам).
Далее под клиента доработали функционал печатных форм и добавили отчеты для более удобной аналитики. Также внедрили процедуру по созданию судебных дел, позволяющую формировать дела на основе загруженного реестра. Распределенная база клиентов была перенесена на сервер для возможности доступа к ней в разных городах. Настроенная IP-телефония позволила хранить записи разговоров с должниками для возможности предоставления информации контролирующим органам.

Программа «Бит.Управление задолженностью» позволила объединить и организовать базы, обеспечила прозрачность массива документов всех портфелей, устранила риск пропуска или потери данных. Программа позволила массово формировать документы для подачи в суд, создавать претензии и исковые заявления.

Компания вела основные бизнес-процессы в Excel. Однако по мере роста объема обрабатываемых данных, стали возникать проблемы. Программа перестала справляться с большим количеством информации, тормозила работу сотрудников.

Рассматривая различные программы, руководство предприятия обратило внимание на решение «БИТ.Управление задолженностью», так как оно наилучшим образом соответствовало его потребностям. Другие программы требовали долгой адаптации.

Переход на программу «БИТ.Управление задолженностью» произошел в течение года, и сначала она использовалась только на некоторых бизнес-процессах, чтобы лучше понять, как она интегрируется в компанию. После успешной настройки и оптимизации части системы, плавно перешли к переносу всех бизнес-процессов.

С помощью новой программы удалось сократить время обработки данных, а именно распределение платежей должников по делопроизводствам – с нескольких часов до нескольких минут.

Внедрение программы позволило минимизировать риски ручных ошибок. До внедрения ошибки допускались в связи с тем, что случайно вводя или удаляя что-то в ячейках общей таблицы, могли искажаться данные. Внедрение программы «БИТ.Управление задолженностью» дало возможность отслеживать и восстанавливать старые данные, что облегчает исправление таких ошибок.

Изменены процессы обжалования – кроме электронных жалоб, компания теперь направляет около 1,5 тысяч жалоб в месяц почтой в суды и ОСП. Эти жалобы формируются из программы автоматически по шаблонам, благодаря чему объем отправленных жалоб увеличился на 15%.

Также ускорились процессы формирования реестра для оплаты госпошлины, загрузки и привязки поступлений, расчет комиссии и формирования счетов.

В целом новая система ускорила и упростила работу сотрудников предприятия, объемы дел в работе значительно выросли. Если раньше в базе данных было около 50 тысяч дел, то сейчас их уже более 100 тысяч.