Описание проекта
Ранее «Атлас Девелопмент» приобрел программу «1С:Документооборот ПРОФ» для автоматизации документооборота в компании. Но из-за нехватки сотрудников, внедрение программы так и не было реализовано. Поэтому руководство компании «Атлас Девелопмент» приняло решение обратиться в компанию «Первый Бит».
Главная задача, которая была поставлена перед специалистами Первого Бита – это ускорение процессов согласования и организация правильного хранения всей информации. Стало понятно, что необходим апргейд прежней ПРОФ версии на «1С:Документооборот КОРП», т.к компании нужны более сложные комплексные процессы. Например, важно было видеть, какие документы относятся к тем или иным проектам, какие задачи были в определенном проекте, кто назначен ответственным за конректный процесс.
Компании был предоставлен поэтапный план внедрения программы 1С:Документооборот КОРП с полным описанием каждого блока. В ходе реализации плана специалисты Первого Бита выполнили следующие работы:
- Настроили управление нормативно-справочной информации (НСИ): установили параметры в настройках программы, проверили и заполнили справочники НСИ в соответствии с требованиями компании и обучили пользователей по ведению НСИ.
- Внедрили модуль «Регистрация входящих и исходящих документов». Настроили шаблоны по процессам работы с документами.
- Внедрили модуль «ОРД (организационно-распорядительные документы)». Теперь настроено автоматическое заполнение шаблонов приказа. Обработка в электронном виде всех организационно-распорядительных документов происходит быстрее.
- Внедрили модуль «Учет договоров». С помощью этого модуля можно точно отслеживать срок подготовки договоров. Определили ответственных за согласование, утверждение и регистрацию договоров, а так же настроили шаблоны процессов обработки.
- Внедрили модуль «Контроль исполнительской дисциплины». Адаптировали отчет по контролю исполнительской дисциплины под необходимые требования. Теперь все задачи со сроками и описанием, поэтому выполнение их происходит быстрее и качественнее.
- Внедрили модуль «Автозаполнение файлов». Настроили автозаполняемые шаблоны договоров и автозаполнение всех необходимых реквизитов. Таким образом, минимизировали человеческий фактор и ошибки, связанные с ним, а также сократили сроки согласования таких документов, т.к. определили ответственных по данному процессу.
- Внедрили модуль «Хранение файлов». Все файлы теперь хранятся в одном месте, это сокращает время на поиск нужных файлов. Сейчас компания отслеживает все изменения, внесенные в файлы, видит кто и что внес, или если что-то случайно удалили, можно вернуть предыдущую версию файла, это упрощает контроль над работой с файлами.
- Внедрили модуль «Учет проектов». Теперь весь жизненный цикл проекта ведется в программе. По каждому проекту можно увидеть ответственных, документы, файлы, переписки и трудозатраты. Это все экономит время и облегчает контроль исполнения проектных задач.
- Внедрили модуль «Учет мероприятий». Теперь с помощью программы быстрее идет подготовка и проведение каких-либо мероприятий. Итогом мероприятия всегда являются какие-либо принятые решения, процессы по их реализации и ответственные. Это все отражается в программе, таким образом, сокращается время на подготовку и проведение мероприятия и упрощает контроль исполнения принятых решений.
- Обучили сотрудников компании работе в 1С:Документооборот КОРП.
